Онлайн фактура: как се издава от браузъра
Онлайн фактура е фактура, която създавате в браузъра, вместо в Word, Excel или на хартиен кочан. Попълвате данните в готова форма, системата смята сумите и номерира документа, а вие изпращате PDF файла на клиента по имейл.
Това е най-бързият начин малка фирма или свободна професия да издава коректни документи без инсталиране на програми. По-долу ще видите какво ви трябва, как протича издаването, кои документи можете да създавате онлайн и как да пазите архива си подреден и сигурен.
Какво е онлайн фактура
Онлайн фактурата е обикновена фактура със същата правна сила, но създадена през уеб платформа. Тя съдържа задължителните реквизити по чл. 114 от ЗДДС, има пореден 10-цифрен номер и се издава в срок — не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, а при авансово плащане — от датата на получаване на аванса.
Разликата е в начина на работа. Фирмените данни се въвеждат веднъж, клиентите и услугите се избират от списък, а данъкът се изчислява автоматично. Когато изпратите документа по имейл, той става електронна фактура за получателя. Ако клиентът поиска хартиен екземпляр, просто отпечатвате същия PDF.
Какво ви трябва преди първата фактура
Подгответе данните, които ще въведете само веднъж в настройките:
- пълното наименование на фирмата и ЕИК;
- адрес на регистрация и МОЛ;
- IBAN и банка, за да знае клиентът къде да плати;
- ДДС статус — регистрирани ли сте по ЗДДС и ако да, ДДС номер.
За всеки клиент са ви нужни наименование, ЕИК, адрес и, ако е регистриран по ЗДДС, неговият ДДС номер. Ако фактурирате на физическо лице, данните са по-малко. Пълният списък с полета и кога се попълват е в статията за реквизитите на фактура.
Как се прави онлайн фактура стъпка по стъпка
- Регистрирате се с имейл и въвеждате фирмените данни.
- Добавяте клиент или го избирате от списъка с вече записани клиенти.
- Добавяте редовете — стока или услуга, количество, мерна единица и единична цена. Можете да ги изберете от каталога си.
- Проверявате датите — дата на издаване, дата на данъчното събитие и срок за плащане.
- Преглеждате PDF-а, за да се уверите, че всичко е точно.
- Изпращате по имейл и документът остава в архива.
Номерът се дава автоматично и следва предишния, без пропуски. Ако искате да разберете защо това е важно и какво да правите при смяна на системата, прочетете за номерацията на фактури. По-подробно ръководство за всеки екран ще намерите в как да издам фактура.
Пример с числа
Фотограф е регистриран по ЗДДС и прави фотосесия за фирма. Фактурира два реда: фотосесия 4 часа по 75 € — 300 €, и обработка на 40 снимки по 5 € — 200 €. Данъчната основа е 500 €, ДДС 20% е 100 €, а сумата за плащане е 600 €. Всичко това системата смята сама, щом въведете количествата и цените. Как изглеждат тези суми на готов документ, вижте в фактура с ДДС.
Ако същият фотограф не е регистриран по ЗДДС, слага отметка „без ДДС“ и сумата за плащане е 500 €. Ставката и основанието се оформят автоматично. От 1 януари 2026 г. България е в еврозоната, затова всички суми са в евро.
Срокът за плащане също е част от документа. Обичайно се уговаря в договора — например 7 или 14 дни. Повече за това как да го определите в срок за плащане на фактура.
Какви документи можете да издавате онлайн
Една добра система за онлайн фактуриране покрива целия цикъл с клиента, не само обикновената фактура:
- Фактура — основният данъчен документ за продажба на стока или услуга.
- Проформа фактура — предварителна оферта или покана за плащане. Тя не е данъчен документ и не се осчетоводява като фактура.
- Авансова фактура — издава се, когато получите плащане преди доставката.
- Кредитно известие — намалява сумата по издадена фактура, например при върната стока или отстъпка.
- Дебитно известие — увеличава сумата по издадена фактура.
Кредитните и дебитните известия се уреждат в чл. 115 от ЗДДС и винаги се свързват с оригиналната фактура. Издадена фактура не се редактира — всяка промяна в сумата минава през известие. Кога да използвате проформа и кога директно фактура, обяснява статията за проформа фактура.
Предимства пред Word и хартия
Бланката в Word изглежда безплатна, но крие рискове. Номерът се пише на ръка и лесно се повтаря или прескача. Сумите се смятат с калкулатор. Файловете се пазят в различни папки, а след година никой не помни коя е последната версия.
- По-малко грешки — данъкът, общите суми и номерацията се изчисляват автоматично.
- Бързина — копирате миналомесечна фактура за същия клиент, сменяте периода и изпращате за минута.
- Достъп отвсякъде — работите от браузъра на всеки компютър, без инсталация.
- Преглед на плащанията — маркирате платените фактури и виждате кой още дължи.
- Един архив — всички документи на едно място, с търсене по клиент и период.
Ако сравнявате различни решения, обърнете внимание и на критериите в статията софтуер за фактури.
Сигурност и архив
Данните ви за клиенти и суми са поверителни. Използвайте силна и уникална парола за акаунта си и не я споделяйте. Влизайте от собствени устройства и излизайте от профила, ако работите на чужд компютър.
Архивът е също толкова важен, колкото самото издаване. Издадените документи трябва да се пазят през целия законоустановен срок и да остават четливи. Колко точно е той за вашата дейност, уточнете със счетоводителя си.
Предимството на онлайн платформата е, че архивът се натрупва сам: всяка фактура, проформа и известие остават в профила ви със статус и дата. В края на месеца лесно изтегляте или изпращате документите на счетоводителя, вместо да ги търсите в пощата.
Добре е да пазите отделна папка или отметка за документите, които счетоводителят вече е обработил. Ако искате да изградите проста система за подреждане, вижте съветите в архив на фактури.
Чести грешки и как да ги избегнете
Повечето проблеми с фактурите не идват от сложни данъчни казуси, а от дребни пропуски при попълването. Ето кои се срещат най-често:
- Грешен ЕИК или ДДС номер на клиента. Проверявайте данните при първото въвеждане — след това се зареждат автоматично от списъка с клиенти.
- Издаване след срока. Не отлагайте фактурата с дни след доставката; 5-дневният срок тече от данъчното събитие.
- Ръчно сменен номер. Оставете системата да номерира поредно. Пропуснат или повторен номер създава излишни въпроси.
- Неясно описание. Пишете конкретно какво е доставено и за какъв период, например „Поддръжка на уебсайт за октомври 2026“.
- Редакция вместо известие. След като документът е изпратен, корекцията на сумата става с известие, а не с нова версия на същата фактура.
Онлайн фактура с Фактуро
Фактуро е безплатна платформа за онлайн фактуриране за ЕООД, ООД и свободни професии. Регистрирате се с имейл, въвеждате фирмените данни веднъж и издавате фактури, проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия. Номерацията е автоматична, ДДС 20% или без ДДС се избира с отметка, а всеки документ се преглежда като PDF и се изпраща по имейл. Следите плащания, разходи и отчети, а всичко остава в архива. Работи от браузъра, без инсталация и без абонамент.
Често задавани въпроси
Валидна ли е онлайн фактура без подпис и печат?
Подписът и печатът не са сред реквизитите по чл. 114 от ЗДДС, затова по общото правило не са задължителни. Ако клиент или договор изрично изисква подписан документ, можете да му предоставите такъв.
Мога ли да издам онлайн фактура, ако не съм регистриран по ДДС?
Да. Издавате фактура без ДДС — сумата за плащане е равна на данъчната основа. Достатъчно е да посочите в настройките, че не сте регистрирани.
Какво правя, ако сгреша в издадена фактура?
Не редактирате издадения документ. Промяна в сумата се прави с кредитно или дебитно известие. При грешка в други данни попитайте счетоводителя си за правилния подход.
Трябва ли да инсталирам програма?
Не. Онлайн фактурата се създава изцяло в браузъра. Нужни са ви само интернет връзка и акаунт.
Онлайн фактурата спестява време от първия документ и подрежда архива ви от самото начало. Въведете фирмените си данни, добавете клиент и издайте първата си фактура за няколко минути.