Номерация на фактури: правила за поредния номер
Номерът на фактурата е 10-цифрено число с арабски цифри, което следва строга последователност — без пропуски и без повторения. Всеки нов данъчен документ получава следващия свободен номер, а това важи и за кредитните и дебитните известия.
Звучи просто, но в практиката номерацията е едно от местата, където малките фирми най-често грешат: два документа с един номер, прескочен номер след изтрит файл или нова поредица от началото на годината. По-долу ще намерите правилата, примери и решения за типичните ситуации.
Основните правила
Поредният номер е задължителен реквизит по чл. 114 от ЗДДС, заедно с датата, данните на страните и сумите — пълният списък е в статията за реквизитите на фактура. За самия номер важат три изисквания:
- 10 знака: номерът се записва с 10 цифри, като отпред се допълва с нули, например 0000000001.
- Само арабски цифри: без букви, тирета, наклонени черти или префикси като „F-2026/“.
- Последователност без пропуски: след 0000000041 идва 0000000042, независимо дали междувременно е издадено известие или фактура към друг клиент.
Как изглежда поредицата на практика
Да кажем, че фирмата издава следните документи през октомври:
- 0000000041 — фактура към клиент А за 1 200 €;
- 0000000042 — фактура към клиент Б за 450 €;
- 0000000043 — кредитно известие към фактура 0000000041 за 200 €;
- 0000000044 — фактура към клиент В за 960 €.
Кредитното известие не започва собствена поредица — то заема следващия номер в общата номерация. Същото важи за дебитните известия. Повече за корекциите ще намерите в статията за кредитното известие.
Номерацията не започва отначало всяка година
Честа заблуда е, че от 1 януари се започва от 0000000001. Поредицата продължава без прекъсване: ако последната фактура за годината е 0000000187, първата през новата година е 0000000188. Десетте цифри дават достатъчно място за целия живот на фирмата.
Същото важи при смяна на счетоводител или на програма за фактуриране. Ако пренасяте фактурирането в нова система, започнете от следващия номер след последния издаден, а не от единица.
Кои документи влизат в поредицата и кои не
В общата номерация влизат данъчните документи: фактури, авансови фактури, кредитни и дебитни известия. Авансовата фактура е обикновена фактура, издадена при получено плащане, затова и тя взема следващия номер.
Проформата не е данъчен документ. Тя е предложение за плащане и не трябва да заема номер от поредицата на фактурите — иначе ще се получи пропуск, когато клиентът не плати. Повече подробности има в статията за проформа фактура.
Когато фактури издават няколко души
Ако във фирмата фактурират управителят, служител и счетоводител, рискът от дублиран номер расте рязко. Всеки работи със собствено копие на бланката, всеки помни различен „последен номер“ и два документа лесно получават едно и също число. Решението е една обща поредица на едно място, от която всички издават документи.
Практичен навик е в края на всеки месец да прегледате издадените документи подредени по номер. Така ще забележите прескочен номер или повторение, докато все още е лесно да го изясните със счетоводителя, а не месеци по-късно.
Какво правите при грешка или анулиране
Издадена фактура не се изтрива. Ако откриете грешка, имате два основни пътя, а изборът зависи от конкретния случай и е добре да го съгласувате със счетоводителя:
- Корекция с известие: издавате кредитно или дебитно известие към фактурата; то взема следващия номер.
- Анулиране: когато документът е издаден по грешка, той се анулира, но номерът му остава зает и документът се пази. Подробно в анулиране на фактура.
И в двата случая номерът на сгрешената фактура не се използва повторно. Ако фактура 0000000042 е анулирана, следващият документ е 0000000043, а 0000000042 остава в архива на фактурите като анулиран.
Най-честите грешки
- номер с префикс или година, например „2026-015“;
- по-малко от 10 цифри, например „15“ вместо 0000000015;
- две фактури с един и същ номер, защото са издадени от два различни Word файла;
- пропуск след изтрит документ;
- отделна поредица за кредитните известия;
- нова поредица от началото на годината.
Защо е по-добре номерацията да е автоматична
При ръчна номерация трябва да помните последния номер, да го пазите в Excel и да внимавате, когато двама души издават документи. Достатъчно е една пропусната стъпка, за да се появи дубликат.
При онлайн фактура системата пази поредицата вместо вас. Във Фактуро всяка нова фактура, авансова фактура или известие получава автоматично следващия свободен номер, а всички издадени документи остават в архива, където лесно проверявате дали поредицата е непрекъсната.
Често задавани въпроси
Мога ли да започна от номер, различен от 0000000001?
Да, ако продължавате поредица от предишна програма. Новият номер трябва да е следващият след последния издаден, за да няма пропуск или повторение.
Трябва ли проформите да имат номер?
Удобно е да имат вътрешен номер за ориентир, но той не трябва да е от поредицата на фактурите.
Какво става, ако два документа са с един номер?
Това е нарушение на последователността. Обсъдете със счетоводителя как да се коригира, преди да издавате следващи документи.
Номерът на известието различен ли е от този на фактурата?
Да. Известието получава собствен номер от общата поредица и съдържа номера на фактурата, която коригира.
Ако не искате повече да пазите последния номер в таблица, създайте безплатен профил във Фактуро — номерацията се води автоматично от първата фактура.