Проформа фактура: какво е и кога да я издадете
Проформа фактурата е документ, който изпращате на клиента преди плащане, за да види точната сума, начина на плащане и какво купува. Тя изглежда като фактура, но не е данъчен документ и не замества крайната фактура за продажбата.
Ползва се най-често, когато клиентът иска „нещо официално“, за да нареди банков превод, или когато искате предплащане, преди да започнете работа. По-долу ще видите кога е полезна, какво да съдържа и какво следва след плащането.
Какво е проформа фактура
Проформата е предварителен документ с цел информация. В нея описвате продавача и купувача, стоките или услугите, количествата, цените и общата сума. Клиентът я използва като основа за плащане, а често и за вътрешно одобрение на разхода във фирмата си.
Важно е да разграничите проформата от счетоводните документи. Тя не отразява извършена доставка и не поражда задължение за начисляване на ДДС. Ако сте регистрирани по ЗДДС, данъкът се начислява чрез фактура, а не чрез проформа. Затова на документа трябва ясно да пише „Проформа фактура“, за да няма съмнение какво получава клиентът.
Проформа, оферта, авансова и крайна фактура
Офертата може да бъде имейл, таблица или съобщение в чат. Тя описва предложението, но обикновено няма номер, банкова сметка и пълни данни за страните. Проформата е по-формална: има собствена номерация, данни на фирмата, IBAN и редове със суми, т.е. изглежда така, както счетоводителят на клиента очаква.
Авансовата фактура се издава, след като сте получили пари преди доставката. Проформата е преди плащането. Крайната фактура документира самата продажба, когато стоката е предадена или услугата е извършена. Казано накратко:
- Оферта — предложение, без задължителна форма.
- Проформа — покана за плащане във вид на фактура, не е данъчен документ.
- Авансова фактура — документ за вече получено предплащане.
- Крайна фактура — документ за извършената доставка.
Кога е полезна проформата
Проформата е практична във всички случаи, в които плащането идва преди работата или стоката. Някои типични ситуации:
- Клиентът трябва да одобри разхода вътрешно и иска документ с данни на фирмата.
- Продавате стока по поръчка и искате предплащане, преди да я заявите при доставчик.
- Предлагате абонаментна услуга и изпращате сумата за следващия месец предварително.
- Работите с нов клиент и искате плащане, преди да започнете проекта.
При фактуриране на услуги като дизайн, консултации или ремонт проформата премахва въпроса „колко точно да платя и къде“. Клиентът получава PDF с IBAN и сума и може да нареди превода веднага.
Какво да съдържа добрата проформа
Законът не урежда изрично съдържанието на проформата, но е разумно тя да съдържа същите данни като фактурата. Така клиентът проверява всичко предварително, а след плащане крайната фактура не носи изненади. Препоръчваме:
- ясно заглавие „Проформа фактура“ и номер;
- дата на издаване и срок за плащане;
- данни на продавача: име, ЕИК, адрес, МОЛ, IBAN;
- данни на клиента: име, ЕИК, адрес;
- описание, количество, единична цена и стойност за всеки ред;
- данъчна основа, ДДС 20% (ако сте регистрирани) и обща сума в евро.
Списъкът е близък до задължителните реквизити на фактурата по чл. 114 от ЗДДС, но при проформата целта е яснота за клиента, а не данъчно отчитане.
Примери в евро
Какво става след плащането
Проформата не „става“ фактура сама по себе си. След като парите пристигнат, издавате нов документ според ситуацията. Ако стоката или услугата вече е предадена, издавате крайна фактура. Ако плащането е предварително, а доставката предстои, издавате авансова фактура. Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от данъчното събитие, а при аванс — от датата на получаването му.
Новият документ има собствен номер от поредицата на фактурите. Номерацията на фактурите е 10-цифрена, поредна и без пропуски, затова не използвайте номера на проформата и не смесвайте двете поредици. При съмнение как да отразите конкретен случай се консултирайте със счетоводител.
Чести грешки
- Клиентът или вие третирате проформата като платена фактура и не издавате крайна фактура.
- Проформата е без срок за плащане и преводът се отлага неопределено.
- Издава се авансова фактура преди парите реално да са получени.
- Крайната фактура се изписва от нулата и се появяват разлики в описанието или цената.
- В заглавието не пише ясно „Проформа“ и клиентът осчетоводява грешен документ.
Как да издадете проформа във Фактуро
Във Фактуро проформите са отделен вид документ със собствена автоматична номерация. Данните на фирмата (име, ЕИК, адрес, МОЛ, IBAN и ДДС статус) въвеждате веднъж в настройките и те се попълват сами. Избирате клиент от списъка, добавяте редове от каталога с продукти и услуги и задавате срок за плащане. Ако не сте регистрирани по ЗДДС, отбелязвате „без ДДС“.
Преглеждате PDF и го изпращате на клиента по имейл. След плащането копирате данните в нова фактура или авансова фактура, вместо да преписвате редовете. Ако не сте сигурни какво пише във всяко поле, вижте как се попълва фактура. Всички документи остават в архива, така че лесно намирате коя проформа към кой следващ документ води.
Често задавани въпроси
Задължителна ли е проформа фактурата?
Не. Проформата е по избор и служи за удобство на клиента и на вас. Може да изпратите директно фактура, ако доставката е извършена, или да издадете авансова фактура след получено плащане.
Начислява ли се ДДС по проформа?
Проформата не е данъчен документ и чрез нея не се начислява ДДС. Ако сте регистрирани, може да покажете 20% информативно, за да знае клиентът колко да плати, но данъкът се начислява чрез фактурата.
Може ли клиентът да плати само по проформа?
Да, това е най-честата ѝ употреба. Важното е след получаване на парите да издадете авансова или крайна фактура в законовия срок.
Трябва ли проформата да има отделна номерация?
Препоръчително е проформите да имат своя поредица, отделна от фактурите. Така номерацията на фактурите остава поредна и без пропуски.
Ако често искате предплащане от клиенти, проформата спестява време и въпроси. Създайте първата си проформа във Фактуро, изпратете PDF по имейл и след плащането продължете с фактура, без да преписвате нищо.