Как се попълва фактура: полетата поред с примери
Фактурата се попълва отгоре надолу в седем блока: доставчик, получател, номер и дати, редове със стоки или услуги, данък, плащане и накрая преглед. Ако следвате този ред, рядко ще пропуснете поле и няма да се налага да коригирате документа след изпращане.
Тази статия е практическо ръководство „поле по поле“. Ако ви трябва законовият списък със задължителните данни, той е разгледан отделно. Тук целта е да знаете какво пишете във всяко поле, в каква последователност и как изглеждат сумите, когато издавате онлайн фактура вместо Word бланка.
1. Доставчик: данните на вашата фирма
Първият блок описва вас като издател. Попълвате точното наименование на фирмата, както е вписано в Търговския регистър, ЕИК, адрес на управление, ДДС номер (ако сте регистрирани по ЗДДС), материално отговорно лице и IBAN за плащане.
- Наименование: „Пример Трейд ЕООД“, без съкращения, които клиентът не може да разпознае.
- ЕИК и ДДС номер: ДДС номерът започва с BG и се попълва само ако сте регистрирани.
- Адрес: седалище и адрес на управление.
- МОЛ: обикновено управителят — повече за полето в статията за МОЛ на фактура.
- IBAN и банка: сметката, по която очаквате плащане.
Тези данни не се променят от фактура на фактура. Във Фактуро ги въвеждате веднъж в настройките на фирмата и те се пренасят автоматично на всеки нов документ.
2. Получател: на кого фактурирате
Вторият блок е за клиента. За фирма попълвате наименование, ЕИК, ДДС номер (ако има) и адрес. Проверете ЕИК-а срещу Търговския регистър при първата фактура — грешна цифра е най-честата причина за корекция. Ако фактурирате физическо лице, попълвате име и адрес — подробно в фактура на физическо лице.
Когато работите с един и същ клиент всеки месец, го запишете в списъка с клиенти. При следващата фактура само го избирате, вместо да преписвате данните.
3. Номер и дати
Номерът на фактурата е 10-цифрен, пореден и без пропуски. Не го измисляйте ръчно — оставете системата да даде следващия свободен номер. Подробности за правилата има в статията за номерацията на фактури.
Датите са две и често се бъркат:
- Дата на издаване — денят, в който съставяте документа.
- Дата на данъчното събитие — денят на доставката на стоката или извършването на услугата. Попълва се, когато е различна от датата на издаване.
Фактурата трябва да бъде издадена не по-късно от 5 дни от данъчното събитие. Ако сте завършили проект на 3-ти, издайте фактурата най-късно на 8-ми.
4. Редове: стоки и услуги
Всеки ред съдържа описание, мерна единица, количество, единична цена без ДДС и стойност. Описанието е полето, на което се пести най-много, а не бива: „услуги“ без уточнение създава въпроси у клиента и у счетоводителя му.
Пример с един ред: „Изработка на лендинг страница“, 1 бр., единична цена 800 €, стойност 800 €.
Пример с няколко реда: „Дизайн на лендинг страница“ 400 € и „Имплементация и публикуване“ 600 € дават данъчна основа 1 000 €. Ако имате отстъпка, посочете я ясно на реда или като отделен ред, за да се вижда как се получава крайната сума.
Ако продавате едни и същи продукти или услуги, добавете ги в каталога. Цената и описанието се зареждат с един клик и не се разминават между фактурите.
5. Данък: с ДДС или без ДДС
Ако сте регистрирани по ЗДДС, стандартната ставка е 20% и се начислява върху данъчната основа. При основа 1 000 € данъкът е 200 €, а сумата за плащане — 1 200 €. Как изглежда това на готов документ, вижте в образеца на фактура с ДДС.
Ако не сте регистрирани, издавате фактура без ДДС: същите 1 000 € основа са и крайна сума. Във Фактуро избирате режима с отметка, а сумите се преизчисляват автоматично. Най-честата грешка тук е да въведете цена с включен ДДС като основа — тогава данъкът се начислява два пъти.
6. Плащане: срок и начин
Посочете начина на плащане (банков превод или в брой) и срок, например 14 дни от датата на издаване. Срокът не е задължителен реквизит, но без него клиентът няма ясен ориентир кога да плати. Повече практика има в статията за срока за плащане на фактура. Валутата е евро, тъй като България е в еврозоната от 1 януари 2026 г.
7. Преглед преди изпращане
Отворете PDF прегледа и проверете документа като клиент: правилен ли е ЕИК-ът, ясно ли е описанието, вярна ли е основата и има ли IBAN. Едва тогава изпратете по имейл. Корекцията на вече изпратена фактура става с кредитно известие, което е повече работа от една минута преглед.
Чести пропуски при попълване:
- празно поле МОЛ или чуждо име, останало от копиран шаблон;
- грешна цифра в ЕИК на клиента;
- липсващ IBAN или стара банкова сметка;
- мъгляво описание като „услуги“ или „по договор“;
- забравена дата на данъчното събитие при издаване по-късно;
- смесване на брутна и нетна цена при ДДС.
Често задавани въпроси
Трябва ли подпис и печат на фактурата?
Не са задължителни реквизити. PDF фактура без подпис и печат е напълно нормална практика.
Мога ли да копирам стара фактура и да сменя само сумата?
Да, и това спестява време при повтарящи се клиенти. Проверете периода в описанието, датите и количествата — номерът се дава нов автоматично.
Какво пиша, ако клиентът е физическо лице?
Име и адрес на получателя, а останалите полета — както при фирма. При неясноти относно идентификаторите се консултирайте със счетоводител.
Какво правя, ако открия грешка след изпращане?
Не редактирате и не изтривате издадената фактура. Корекцията на сума или данни се прави с кредитно или дебитно известие към нея.
Когато фирмените данни и клиентите са записани веднъж, попълването на фактура се свежда до избор на клиент, редове и преглед. Създайте безплатен профил във Фактуро и издайте първата си фактура от браузъра.