Срок за плащане на фактура: как да го определите
Срокът за плащане на фактура е датата, до която клиентът трябва да преведе сумата – т.нар. падеж. Определяте го вие, обикновено по договор или по споразумение с клиента, и го записвате ясно на фактурата.
Ясният срок не е само формалност. Той показва на клиента кога очаквате парите, дава ви основание да напомните при закъснение и ви помага да планирате паричния поток. По-долу ще видите как да изберете срок, как да го запишете и как да следите плащанията, без да губите време в таблици.
Какво е срок за плащане
Срокът за плащане е договорно условие между вас и клиента. Той може да бъде записан като конкретна дата („платима до 15.11.2026 г.“) или като период от датата на фактурата („до 14 дни“). Често до него стоят и начинът на плащане – банков превод или в брой – и IBAN-ът на вашата сметка.
Ако имате подписан договор, срокът на фактурата трябва да съвпада с този в договора. Ако нямате договор, договорете срока предварително – в офертата, имейла или проформата – за да не изненадате клиента.
Срок за плащане и срок за издаване не са едно и също
Двата срока често се бъркат, но имат различен смисъл:
- Срокът за издаване е законов. Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС), а при авансово плащане – от датата на получаване на аванса.
- Срокът за плащане е договорен. Той определя кога клиентът трябва да плати вече издадената фактура.
С други думи: първо в рамките на 5 дни издавате фактурата, а след това клиентът има срок, който сте договорили, за да я плати. Ако имате въпроси за законови изисквания към сроковете за плащане в конкретни сделки, консултирайте се със счетоводител или юрист.
Как да запишете срока на фактурата
Най-ясният вариант е конкретна дата. Тя не оставя място за тълкуване откъде започва да тече периодът.
- Добре: „Срок за плащане: 14.11.2026 г.“
- Приемливо: „Срок за плащане: 14 дни от датата на фактурата“
- Неясно: „Плащане по договорка“ или липса на срок
Добавете и основанието за превод: помолете клиента да посочи номера на фактурата. Така лесно свързвате плащането в банковото извлечение с документа. Срокът не е сред задължителните реквизити на фактурата по чл. 114 от ЗДДС, но е едно от полетата, които най-често спестяват спорове.
Как да изберете подходящ срок
Няма един правилен срок за всички. Няколко практически ориентира:
- Малки суми и нови клиенти – по-кратък срок или плащане преди доставката.
- Постоянни клиенти с история на коректни плащания – по-дълъг срок, ако е договорен.
- Големи проекти – разделяне на етапи с аванс и отделни падежи.
- Месечни услуги – един и същ ден на всеки месец, за да свикне клиентът.
Каквото и да изберете, бъдете последователни: един и същ срок за сходни клиенти улеснява и тях, и вас.
Проформа и аванс: плащане преди доставката
Ако искате да получите парите, преди да доставите стоката или да започнете работата, изпратете проформа фактура със сумата и срока за плащане. Проформата не е данъчен документ, а покана за плащане.
Когато клиентът плати, в срок до 5 дни от получаването издавате авансова фактура. Пример: проект за 3 000 € без ДДС с 40% аванс – проформата и авансовата фактура са за основа 1 200 € + ДДС 240 €, общо 1 440 €. Остатъкът се фактурира при завършване, със собствен срок за плащане.
Когато клиентът закъснее
Закъснението често е просто пропуск. Подходът стъпка по стъпка обикновено работи:
- В деня след падежа проверете дали плащането не е пристигнало под друго основание.
- Изпратете кратко учтиво напомняне с номера на фактурата, сумата и падежа, като приложите PDF-а отново.
- Ако няма отговор, обадете се по телефона.
- При продължително неплащане проверете какво предвижда договорът ви и потърсете съвет от юрист.
Не издавайте нова фактура за същата сума и не анулирайте старата заради закъснение. Ако се договорите за по-ниска сума, корекцията става с кредитно известие.
Следене на плащанията във Фактуро
Във Фактуро виждате всичките си документи на едно място. Когато клиентът плати, маркирате фактурата като платена, а в плащанията и отчетите виждате какво е постъпило за периода и какво още чака. Така лесно разпознавате кои фактури са с изминал падеж.
Срокът стои на PDF-а, който изпращате по имейл директно от платформата. За повтарящи се клиенти копирате стара фактура – данните и редовете се запазват. Ако тепърва започвате, стъпките са описани в как да издам фактура.
Често задавани въпроси
Задължително ли е да пиша срок за плащане на фактурата?
Срокът не е сред реквизитите по чл. 114 от ЗДДС, но е силно препоръчителен. Без него е трудно да определите кога плащането закъснява.
Какъв срок за плащане да избера?
Срокът се договаря с клиента. За нови клиенти и малки суми обикновено се избира по-кратък срок, а за постоянни партньори – по-дълъг, ако двете страни са съгласни.
Откога тече срокът „14 дни“?
Обикновено от датата на фактурата, но за да няма спор, най-добре посочете конкретна дата.
Мога ли да променя срока след като фактурата е изпратена?
Ако се договорите с клиента за нов срок, потвърдете го писмено, например по имейл. Самата фактура не се редактира след издаване; при въпроси се консултирайте със счетоводител.
Посочете срока още при издаването във Фактуро и следете кои фактури са платени от един списък – безплатно и без инсталация.