Фактура за ЕООД и свободна професия: пълно ръководство
Фактура за ЕООД се издава по същите правила като за всяка българска фирма: пореден номер, дати, данни за двете страни, описание, сума и ясен ДДС статус. Разликата е в практиката — малкото ЕООД или свободната професия обикновено издава няколко фактури месечно и има нужда от бърз и коректен PDF, а не от сложна счетоводна система.
Тази статия е за хора, които току-що са регистрирали фирма или работят на свободна практика. Ще разберете какво да подготвите преди първата фактура, как да изберете между фактура с ДДС и без ДДС и как изглежда един типичен месец.
Какво да подготвите преди първата фактура
Преди да издадете първия документ, съберете на едно място данните, които ще стоят на всяка фактура:
- точното наименование на ЕООД-то и ЕИК;
- седалище и адрес на управление;
- ДДС номер, ако фирмата е регистрирана по ЗДДС;
- материално отговорно лице — при ЕООД обикновено управителят (вижте МОЛ на фактура);
- фирмена банкова сметка (IBAN).
Във Фактуро въвеждате тези данни веднъж в настройките на фирмата. Всяка следваща фактура ги взема автоматично, така че не рискувате стар адрес или грешна цифра в ЕИК.
ЕООД с ДДС или без ДДС
Най-важното решение при старта е ДДС статусът, защото той определя как изглеждат всички фактури.
Ако ЕООД-то е регистрирано по ЗДДС, издавате фактура с ДДС: към данъчната основа се добавя 20%. Ако не е регистрирано, издавате фактура без ДДС и крайната сума е равна на основата.
Кога регистрацията става задължителна и дали доброволната има смисъл за вашия бизнес, зависи от оборота и вида на клиентите ви. Тук не можем да дадем универсален отговор — обсъдете го със счетоводител, преди да издадете първата фактура и всеки път, когато оборотът расте.
Пример: консултантска услуга за 500 €. Без регистрация по ЗДДС клиентът плаща 500 €. След регистрация същата услуга е 500 € основа плюс 100 € ДДС, общо 600 €. Във Фактуро превключвате режима с отметка, а издадените преди това PDF документи не се променят.
Свободна професия и самоосигуряващи се
Свободните професии — програмисти, дизайнери, преводачи, консултанти, архитекти — фактурират предимно услуги. На документа описвате конкретно какво е свършено и за какъв период, например „Разработка на модул за онлайн резервации, октомври 2026“. Повече примери има в статията за фактура за услуги.
Данните на издателя трябва да отговарят на вашия статут. Ако не сте сигурни какво точно да посочите като идентификатор или дали дейността ви е облагаема с ДДС, уточнете със счетоводител преди първата фактура — така няма да се налага да коригирате вече изпратени документи.
Първият месец: пример
Да вземем ново ЕООД за уеб дизайн, което не е регистрирано по ЗДДС. През първия месец то издава:
- фактура за 600 € към клиент А за дизайн на сайт;
- фактура за 250 € към клиент Б за поддръжка;
- проформа за 1 200 € към клиент В преди старт на нов проект;
- авансова фактура за 600 € към клиент В, след като той преведе половината сума.
Общо фактурирано: 1 450 €. Проформата не е данъчен документ — тя е предложение за плащане и не се включва в поредицата на фактурите. Повече за разликата ще намерите в статиите за проформа фактура и авансова фактура. Когато проектът при клиент В приключи, издавате окончателна фактура, в която отчитате вече платения аванс.
Колко време отнема една фактура
При повтарящи се клиенти — минута-две. Клиентът е записан, услугата е в каталога, номерът се дава автоматично. Ако фактурирате един и същ абонамент всеки месец, копирате миналата фактура и сменяте само периода. Подробно полетата и редът на попълване са описани в статията как се попълва фактура.
Срокове, които трябва да знаете
Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие — доставката на стоката или извършването на услугата. При авансово плащане срокът тече от датата на получаване на аванса. Номерацията е 10-цифрена, поредна и без пропуски. Валутата е евро, тъй като България е в еврозоната от 1 януари 2026 г.
Чести грешки при старт
- Word бланка, свалена от интернет, с чужд ЕИК или МОЛ;
- фактури без ДДС, издадени след регистрацията по ЗДДС;
- ръчна номерация с пропуски или повторения;
- личен IBAN вместо фирмения;
- описание „услуги“ без период и предмет;
- издаване на фактурата седмици след свършената работа.
Повечето от тях се хващат с един преглед на PDF-а преди изпращане. А ако все пак сте изпратили грешен документ, корекцията става с кредитно или дебитно известие, не с изтриване.
Често задавани въпроси
Трябва ли ми счетоводна програма, за да издавам фактури?
Не. За издаването е достатъчна онлайн платформа като Фактуро, която работи от браузъра без инсталация. Счетоводителят ви получава PDF документите или отчет от архива.
Мога ли да издам фактура на физическо лице?
Да. Попълвате име и адрес на получателя; ЕГН не е задължителен. Подробности има в статията за фактура на физическо лице.
Какво става със старите фактури, ако се регистрирам по ЗДДС?
Нищо. Те остават такива, каквито са издадени. Новият ДДС режим важи за документите след регистрацията.
Трябва ли подпис и печат?
Не. Те не са задължителни реквизити и PDF без тях е нормална практика.
Фактуро е безплатна платформа, създадена точно за ЕООД и свободни професии: попълвате фирмата веднъж, добавяте клиенти и услуги и издавате фактури, проформи и известия в евро от браузъра.