Електронна фактура: валидност, PDF и архив
Електронната фактура е фактура, която издавате, изпращате и получавате в електронен вид — най-често като PDF файл по имейл. Тя е равностойна на хартиената, когато съдържа всички задължителни реквизити, получателят е приел да получава документи в електронна форма и файлът се съхранява четлив и непроменен.
Електронното фактуриране е целият процес около нея: създаване на документа, изпращане, проследяване на плащането и съхранение. По-долу ще видите какво прави една електронна фактура валидна, кога е нужно съгласие на клиента, трябват ли подпис и печат и как да подредите архива си така, че счетоводителят ви да намира всичко за минути.
Какво е електронна фактура
Електронна фактура е фактура, която е издадена и получена в електронна форма. Решаващото е не как изглежда документът, а как пътува. Ако го създадете в браузъра, запазите като PDF и го изпратите по имейл, това е електронна фактура. Ако същия файл отпечатате и предадете на хартия, за получателя той е хартиен документ.
Електронната фактура не е отделен вид документ. Това е обикновена фактура в различен формат — със същата номерация, същите реквизити и същото данъчно третиране. Същото важи и за останалите документи, които издавате в цифров вид: проформа фактура, авансова фактура, кредитни и дебитни известия.
Сканирана хартиена фактура технически също е файл, но е по-добре документът да се създава електронно от самото начало. Така няма ръчно преписване, сумите се смятат автоматично, а текстът в PDF-а може да се търси и копира, когато счетоводителят обработва документите.
Кога електронната фактура е валидна
За да бъде една електронна фактура годна за данъчни и счетоводни цели, трябва да са изпълнени три условия:
- Пълно съдържание. Документът съдържа задължителните реквизити по чл. 114 от ЗДДС — точно като хартиената фактура.
- Автентичност и цялост. Трябва да е ясно кой е издал фактурата и че тя не е променяна след издаването. На практика това се постига с една система за издаване, изпращане от фирмения имейл и архив, в който документът стои непроменен.
- Четливост. Файлът трябва да може да бъде отворен и прочетен през целия срок, в който сте длъжни да го пазите. PDF е удобен избор, защото се отваря на всяко устройство.
Реквизитите не се различават от тези на хартиената фактура: наименование „Фактура“, номер от 10 цифри (арабски, поредни, без пропуски), дата на издаване, дата на данъчното събитие, ако е различна, данни за доставчика и получателя — име, ЕИК, адрес, а при регистрираните по ЗДДС и ДДС номер — описание на стоката или услугата, количество, единична цена, данъчна основа, ставка и размер на данъка. Подробно обяснение на всяко поле има в статията за реквизитите на фактура.
Сроковете също са същите. Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 ЗДДС), а при авансово плащане — не по-късно от 5 дни от получаването на аванса. Електронният формат просто ви улеснява да спазите тези срокове, защото документът тръгва към клиента веднага.
Съгласие на получателя
Законът допуска използването на електронни фактури, но получателят трябва да е приел да ги получава в такъв вид. За това не е нужна специална бланка. Съгласието може да бъде клауза в договора, кратко потвърждение по имейл или установена практика — клиентът редовно получава PDF фактурите ви, плаща ги и ги осчетоводява.
Ако искате да сте сигурни, добавете изречение в договора, че фактурите ще се изпращат по електронен път на посочен имейл. При нестандартни ситуации — например клиент от публичния сектор или спор за получаване на документ — се консултирайте със счетоводител.
Когато клиентът държи на хартиен екземпляр, отпечатвате същия документ и го предавате лично или по пощата. Номерът и съдържанието остават същите; не издавате втора фактура. Практичен съвет: при нов клиент още в първия имейл попитайте на кой адрес да изпращате фактурите. Много фирми имат отделна пощенска кутия за счетоводството и предпочитат документите да отиват направо там.
Нужни ли са подпис и печат
Подписът и печатът не са сред реквизитите, изброени в чл. 114 от ЗДДС, затова по общото правило не са условие за валидността на фактурата. Електронна фактура без подпис и печат е обичайна практика за малките фирми и свободните професии.
Все пак има случаи, в които клиент, договор или конкретна процедура изисква подписан документ. Тогава можете да подпишете PDF файла с квалифициран електронен подпис или да предоставите отпечатан и подписан екземпляр. Ако не сте сигурни дали вашият случай е такъв, попитайте счетоводителя си, преди да промените практиката си.
Важно е да помните, че липсата на подпис не намалява отговорността ви за съдържанието. Вие отговаряте за верността на данните, сумите и ставката на ДДС независимо от формата на документа.
PDF по имейл: как изглежда на практика
Най-разпространеният формат на електронна фактура в България е PDF, изпратен по имейл. Типичният поток изглежда така:
- Въвеждате фирмените данни веднъж — име, ЕИК, адрес, МОЛ, IBAN и дали сте регистрирани по ДДС.
- Избирате клиент от списъка или добавяте нов с неговото име, ЕИК и адрес.
- Добавяте редовете — описание, количество и единична цена. Сумите и данъкът се изчисляват автоматично.
- Преглеждате PDF-а, за да проверите данните, преди да изпратите.
- Изпращате документа на имейла на клиента и той остава в архива ви.
Пример: уеб дизайнер фактурира изработка на сайт за 1 500 €. Ако е регистриран по ЗДДС, начислява 20% данък — 300 €, а сумата за плащане е 1 800 €. Ако не е регистриран, издава фактура без ДДС на стойност 1 500 € и посочва основанието за неначисляване на данък.
От 1 януари 2026 г. България е в еврозоната и фактурите се издават в евро. Как да проверите, изтеглите и изпратите самия файл, вижте в материала за PDF фактура онлайн.
Архив на електронните фактури
Електронната фактура трябва да се пази през целия срок, определен от законодателството, и през това време да остава достъпна и четлива. Колко точно е този срок за вашия вид документи, уточнете със счетоводителя си.
Добрият архив отговаря бързо на три въпроса: какъв документ е издаден и на кого, платен ли е и къде е файлът. Няколко практични правила:
- Не разчитайте само на папката „Изпратени“ в пощата — имейлите се трият, а кутиите се сменят.
- Пазете всички документи на едно място, с възможност за търсене по клиент и период.
- Маркирайте платените фактури, за да виждате кои вземания са още открити.
- Не редактирайте вече издадена фактура. Корекциите се правят с кредитно или дебитно известие по чл. 115 от ЗДДС.
Пример: фактурирали сте стока за 2 000 € без ДДС, а клиентът връща част от нея за 400 €. Не променяте оригиналната фактура, а издавате кредитно известие за 400 € данъчна основа и 80 € ДДС, общо 480 €. Така архивът показва точно какво се е случило. Повече идеи за подреждане ще намерите в статията за архив на фактури.
Предстоящи промени в електронното фактуриране
На ниво ЕС се обсъждат и въвеждат правила за структурирано електронно фактуриране и цифрово докладване на сделките. Тези промени може да засегнат и българските фирми, но графикът и детайлите зависят от националното законодателство. Следете официалните съобщения и се консултирайте със счетоводител, преди да променяте процесите си.
Как помага Фактуро
Във Фактуро въвеждате фирмените данни веднъж в настройките, а системата номерира документите автоматично и смята ДДС 20% или издава документ без ДДС с една отметка. Освен фактури можете да издавате проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия. Всеки документ се преглежда като PDF, изпраща се по имейл и остава в архива, където го маркирате като платен.
Платформата работи от браузъра, без инсталация и без абонамент, а валутата е евро. Ако издавате за първи път, следвайте стъпките в ръководството как да издам фактура.
Често задавани въпроси
Равностойна ли е електронната фактура на хартиената?
Да, когато съдържа задължителните реквизити, получателят е приел електронния формат и документът се съхранява четлив и непроменен. Данъчното третиране е същото като при хартиената фактура.
Трябва ли да подписвам PDF фактурата?
По общото правило не — подписът и печатът не са сред реквизитите по чл. 114 от ЗДДС. Ако клиент или договор изрично изисква подписан документ, използвайте квалифициран електронен подпис или хартиен екземпляр.
Какво правя, ако клиентът иска хартиена фактура?
Отпечатайте същия документ и му го предайте. Не издавате нова фактура с нов номер — хартиеният екземпляр е копие на вече издадения документ.
Мога ли да поправя вече изпратена електронна фактура?
Издадената фактура не се редактира. Промяна в сумата или количеството се отразява с кредитно или дебитно известие. При грешка в други реквизити попитайте счетоводителя си как да процедирате.
Електронна фактура и онлайн фактура едно и също ли са?
На практика да — онлайн фактура е електронна фактура, създадена през браузъра. Разликата е в акцента: първото описва как издавате документа, второто — в какъв формат го получава клиентът.
Ако все още правите фактури в Word или на ръка, преминаването към електронни отнема няколко минути. Въведете фирмените си данни, добавете първия клиент и изпратете първата си електронна фактура още днес.