Как да издам фактура: ръководство стъпка по стъпка
За да издадете фактура, ви трябват три неща: данните на вашата фирма, данните на клиента и описание на продадената стока или услуга с количество и цена. Попълвате ги в онлайн система или в бланка, проверявате сумите и изпращате готовия документ на клиента, обикновено като PDF по имейл.
По-долу ще намерите целия процес стъпка по стъпка: какво да подготвите предварително, кои реквизити са задължителни, как се смята ДДС, как изглежда първата фактура с реални числа и кои грешки най-често връщат документа за корекция.
Какво ви трябва, преди да издадете първата фактура
Изготвянето на фактура е бързо, ако данните са подготвени. Съберете ги веднъж и ги запишете — в онлайн система те остават в настройките и не ги въвеждате отново при всеки документ.
- Вашата фирма: пълно наименование, ЕИК, адрес на управление, МОЛ и IBAN, по който клиентът да плати.
- ДДС статус: дали сте регистрирани по ЗДДС. От това зависи дали начислявате 20% ДДС.
- Клиентът: наименование, ЕИК (и ДДС номер, ако има), адрес. Ако клиентът е физическо лице — име и адрес.
- Предметът на сделката: какво продавате, в какво количество и на каква единична цена.
- Датите: датата на издаване и датата на данъчното събитие — доставката на стоката или извършването на услугата.
Ако не сте сигурни дали трябва да сте регистрирани по ЗДДС, попитайте счетоводител, преди да издадете първия документ. Фактура с начислен ДДС от нерегистрирана фирма, или обратното, създава главоболия и за двете страни.
Задължителните реквизити накратко
Съдържанието на фактурата е определено в чл. 114 от ЗДДС. Подробния списък с обяснения ще намерите в статията за реквизитите на фактура, а тук е кратката версия, която да проверявате преди всяко изпращане:
- номер от 10 цифри, само арабски цифри, поредно и без пропуски;
- дата на издаване;
- наименование, адрес и ЕИК (или ДДС номер) на доставчика и на получателя;
- количество и вид на стоката или услугата;
- дата на данъчното събитие, ако е различна от датата на издаване;
- единична цена без ДДС и данъчна основа;
- ставка и сума на ДДС или основание, ако данък не се начислява.
МОЛ не е изрично сред реквизитите в закона, но на практика повечето фирми го посочват и клиентите го очакват. Номерът е мястото, където най-лесно се греши при ръчна работа — затова повечето хора предпочитат автоматичната номерация пред броене в таблица.
Как да издам фактура стъпка по стъпка
Ето как изглежда процесът във Фактуро. Същата логика важи за всяка система или бланка — разликата е колко от работата поема софтуерът вместо вас.
Стъпка 1: Регистрация и фирмени данни
Регистрирате се с имейл и веднъж попълвате в настройките име на фирмата, ЕИК, адрес, МОЛ, IBAN и ДДС статус. Тези данни влизат автоматично във всяка следваща фактура. Сумите са в евро, защото България е в еврозоната от 1 януари 2026 г. — повече за това в статията за фактура в евро.
Стъпка 2: Клиент
Добавяте клиента с наименование, ЕИК, адрес и имейл. Записаният клиент остава в списъка и при следващата фактура само го избирате. Така избягвате една от най-честите грешки — ЕИК, копиран от документ за друг клиент.
Стъпка 3: Редове на фактурата
Добавяте стоки или услуги: описание, мярка, количество и единична цена без ДДС. Ако продавате едни и същи неща, запишете ги в каталога с продукти и услуги и ги избирайте от списък. Данъчната основа, ДДС и общата сума се изчисляват автоматично.
Стъпка 4: С ДДС или без ДДС
Ако сте регистрирани по ЗДДС, ставката е 20%. Ако не сте, махате отметката и издавате фактура без ДДС — тогава на документа няма ред за данък и крайната сума е равна на сбора от редовете.
Стъпка 5: Срок, преглед и изпращане
Посочвате начина на плащане и срока за плащане, например 14 дни по банков път. Отваряте PDF прегледа, проверявате всичко и изпращате фактурата на клиента по имейл директно от системата. Когато парите постъпят, маркирате фактурата като платена — така винаги виждате кой още ви дължи.
Пример: първата фактура с реални числа
Да кажем, че имате ЕООД, регистрирано по ЗДДС, и сте изработили уебсайт за клиент. Договорили сте 1 200 € без ДДС за изработката и 3 месеца поддръжка по 50 € на месец. Фактурата изглежда така:
- Ред 1: Изработка на уебсайт — 1 бр. × 1 200,00 € = 1 200,00 €
- Ред 2: Поддръжка — 3 мес. × 50,00 € = 150,00 €
- Данъчна основа: 1 350,00 €
- ДДС 20%: 270,00 €
- Общо за плащане: 1 620,00 €
Ако същата фирма не е регистрирана по ЗДДС, фактурата е за 1 350,00 € и няма ред за данък. Визуален пример и на двата варианта ще видите в нашия образец на фактура.
Кога се издава фактурата
Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС) — обикновено доставката на стоката или завършването на услугата. Ако получите авансово плащане, срокът от 5 дни тече от датата на получаване на аванса. На практика има три типични сценария:
- Плащане след доставка: издавате фактурата при доставката и посочвате срок за плащане.
- Покана за плащане преди работа: много фирми първо изпращат проформа фактура. Тя не е данъчен документ, а само покана — истинската фактура следва при данъчното събитие.
- Аванс: при получен аванс издавате авансова фактура, а при приключването на сделката — окончателна фактура, която отчита вече фактурирания аванс.
Чести грешки при изготвяне на фактура
- Пропуснат или повторен номер. Номерацията трябва да е поредна и без пропуски. При ръчна бланка това е най-честият проблем.
- Грешен ЕИК или наименование на клиента. Проверявайте данните при първото въвеждане — после ги избирате от списъка.
- Объркване на цена с и без ДДС. Ако с клиента сте договорили 600 € с ДДС, а въведете 600 € като основа, фактурата става 720 €. Уточнявайте предварително.
- ДДС от нерегистрирана фирма. Ако не сте регистрирани по ЗДДС, не начислявате данък.
- Закъсняла фактура. Срокът от 5 дни тече от данъчното събитие, а не от момента, в който се сетите за документа.
- Изтриване вместо корекция. Издадената фактура не се изтрива и не се преномерира. Сумата се коригира с кредитно или дебитно известие по чл. 115 от ЗДДС.
Ако сте издали фактура с по-голяма сума от дължимата, решението е кредитно известие, а не нова фактура със същия номер. При по-сложни корекции — например грешен получател — се посъветвайте със счетоводителя си.
Онлайн система или Word бланка
Можете да изготвите фактура и в Word или Excel, но тогава сами следите номерацията, смятате ДДС и пазите копията. Онлайн системата поема тези неща: номерът идва автоматично, сумите се смятат, всеки документ остава в архива, а следващата фактура за същия клиент може да е копие на старата с променени редове. Готовият файл е PDF фактура, която клиентът отваря на всяко устройство.
Фактуро работи в браузъра, без инсталация и без абонамент. Освен фактури издавате проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия, а плащанията, разходите и отчетите са на едно място.
Често задавани въпроси
Колко време отнема първата фактура?
Ако имате данните на фирмата и на клиента под ръка, първата фактура отнема няколко минути. Следващите са още по-бързи, защото фирмата, клиентите и артикулите вече са записани.
Трябват ли подпис и печат на фактурата?
Подписът и печатът не са сред реквизитите в чл. 114 от ЗДДС. Някои клиенти все пак ги искат по навик — ако имате съмнения за конкретен случай, попитайте счетоводителя си.
Какво да направя, ако сгреша във вече издадена фактура?
Не изтривайте документа и не издавайте нов със същия номер. Грешка в сумата се коригира с кредитно или дебитно известие по чл. 115 от ЗДДС. За други грешки се консултирайте със счетоводител как точно да оформите корекцията.
Мога ли да издам фактура в лева?
От 1 януари 2026 г. България е в еврозоната и фактурите се издават в евро. Във Фактуро всички документи са в евро.
Подгответе данните на фирмата и на първия си клиент — оттам до готовия PDF са няколко минути. Регистрирайте се във Фактуро и издайте първата си фактура още днес, безплатно и без инсталация.