МОЛ на фактура: какво е, кой е и къде се пише
МОЛ на фактура означава „материално отговорно лице“ — човекът, който представлява фирмата издател, обикновено управителят. Посочва се в блока с данните на доставчика, до наименованието, ЕИК-а и адреса на фирмата.
Полето изглежда дребно, но поражда много въпроси: задължително ли е, кой точно се пише при ЕООД с един собственик, какво става при двама управители и трябва ли МОЛ и за клиента. По-долу ще намерите отговорите с примери.
Какво означава МОЛ
Съкращението идва от счетоводната практика, където материално отговорното лице отговаря за имуществото и документите на фирмата. На фактурата то показва на клиента кой стои зад доставчика и към кого да се обърне при въпроси.
Важно е да разграничавате две неща. МОЛ не е задължително човекът, който физически е натиснал бутона „Издай“ — това може да е служител или счетоводител. МОЛ е представителят на фирмата, чието име стои в данните на доставчика.
Задължителен реквизит ли е МОЛ
В чл. 114 от ЗДДС, където са изброени задължителните реквизити на фактурата, МОЛ не е посочен като отделно поле. В българската практика обаче той е утвърден стандарт: клиентите, счетоводителите и банките очакват да го видят и фактура без МОЛ често изглежда непълна.
Затова препоръката е проста: попълвайте МОЛ на всяка фактура. Не ви коства нищо, а спестява въпроси от клиенти. Кои реквизити изисква самият закон, вижте в статията за реквизитите на фактура.
Кой е МОЛ при ЕООД, ООД и свободна професия
- ЕООД с един собственик и управител: МОЛ е управителят, тоест обикновено самият собственик.
- ООД с един управител: МОЛ е управителят, вписан в Търговския регистър.
- ООД с няколко управители: посочва се един от тях — този, който по вътрешната организация отговаря за фактурирането. Решението е ваше; важното е да е последователно.
- Свободна професия или самоосигуряващо се лице: обикновено това сте вие самите.
При по-специфична структура, например прокурист или упълномощено лице, уточнете със счетоводителя си кого да посочвате. Повече за стартиращите фирми ще намерите в статията за фактура за ЕООД.
Къде се пише МОЛ на фактурата
МОЛ стои в блока на доставчика — обикновено под наименованието, ЕИК и адреса на фирмата. Пример:
- Доставчик: Пример Трейд ЕООД
- ЕИК: 123456789
- Адрес: гр. София, ул. Примерна 1
- МОЛ: Иван Иванов
- IBAN: BG00 XXXX 0000 0000 0000 00
Точно така изглежда блокът на доставчика в образеца на фактура с ДДС. Клиентът вижда кой представлява фирмата, без да проверява в Търговския регистър при всяка фактура.
Ако фирмата има и ДДС регистрация, блокът ще съдържа още ДДС номер с префикс BG. Подредбата може да варира според шаблона, но е добре МОЛ да стои винаги на едно и също място, за да го намират клиентите и счетоводителите без търсене. Същото важи и за проформите и известията, които изпращате.
Трябва ли МОЛ и за получателя
Много бланки имат поле „МОЛ“ и в блока на клиента. Не е задължително, но е удобно при фирми, с които работите редовно, особено ако клиентът сам го е поискал. Ако не знаете кой е МОЛ на клиента, по-добре оставете полето празно, отколкото да пишете предположение. Ключовите данни на получателя са наименование, ЕИК, ДДС номер (ако има) и адрес.
Как да попълните МОЛ веднъж и да не мислите повече за него
Най-често грешки с МОЛ се появяват, когато фактурите се правят в копиран Word файл: остава чуждо име, съкращение или човек, който отдавна не е управител. При онлайн фактура МОЛ се записва в настройките на фирмата и се пренася автоматично.
Във Фактуро го попълвате веднъж заедно с наименованието, ЕИК, адреса, IBAN и ДДС статуса. След това всяка фактура, проформа фактура, авансова фактура и известие носят същото име. Стъпките за останалите полета са описани в статията как се попълва фактура.
Смяна на управител: какво правите
Когато смените управителя и промяната е вписана в Търговския регистър, обновете МОЛ в настройките преди следващата фактура. Издадените преди това документи не се променят — те са коректни с МОЛ, който е бил валиден към датата на издаване.
Ако все пак изпратите фактура със старото име, обсъдете със счетоводителя си дали е нужна корекция. Когато грешката засяга данни на документа, корекцията обикновено става с кредитно известие и нова фактура, а не с редакция на стария PDF.
Чести грешки с МОЛ
- празно поле, защото „не е задължително“;
- чуждо име, останало от шаблон, свален от интернет;
- само инициали, когато клиентът очаква пълно име;
- старо име след смяна на управителя;
- МОЛ на клиента, попълнен по предположение.
Често задавани въпроси
МОЛ трябва ли да се подписва на фактурата?
Не. Подписът и печатът не са задължителни реквизити на фактурата. МОЛ е просто име в данните на доставчика.
Може ли счетоводителят да е МОЛ?
Счетоводителят може да издава фактурите от името на фирмата, но като МОЛ обикновено се посочва представителят на фирмата, а не външният счетоводител.
Пише ли се презиме?
Не е изискване. Достатъчно е собствено и фамилно име; ако предпочитате и презиме, попълнете го последователно на всички документи.
Трябва ли да издам нови фактури след смяна на МОЛ?
Не. Старите фактури остават валидни. Новият МОЛ се отразява от следващия документ нататък.
Попълнете МОЛ веднъж в настройките на фирмата във Фактуро и той ще стои на всяка фактура, проформа и известие, без да го преписвате.