Архив на фактури онлайн: подредена история и PDF
Архивът на фактури е подредената история на всички документи, които сте издали: номер, дата, клиент, сума, статус и PDF файл. Добрият архив ви позволява да намерите всяка фактура за секунди, да я изпратите отново и да видите кой още не е платил.
В тази статия ще видите какво трябва да съдържа архивът, защо папките с Word файлове бързо стават хаос, как да подредите документите и какво да уточните със счетоводителя си.
Какво е архив на фактури
Архивът не е просто папка с файлове. Това е списък, в който всеки документ има номер, дата, клиент, сума, вид (фактура, проформа, известие) и статус — изпратена, платена или чакаща плащане. До всеки запис стои PDF файлът, точно такъв, какъвто е получил клиентът.
Когато архивът е подреден, отговаряте на въпроси като „Колко съм фактурирал на този клиент тази година?“ или „Коя фактура е неплатена от миналия месец?“ без да ровите в имейла.
Проблемът с Word и Excel папките
Много фирми започват с шаблон в Word, номер, който пазят наум, и папка „Фактури 2026“. В началото това работи, но с времето се появяват типични проблеми:
- два файла с един и същ номер или пропуснат номер;
- стар шаблон с остарели данни на фирмата;
- файлове с имена като „faktura_final_2.docx“;
- PDF, който не съвпада с Word файла, защото сте го поправили по-късно;
- никаква информация кой е платил.
Номерацията е особено чувствителна. Номерът на фактурата е 10 цифри, поредно и без пропуски, затова пропуснат или повторен номер е проблем, който трябва да обясните на счетоводителя. Повече за правилата в номерация на фактури.
Какво трябва да съдържа добрият архив
- Всички видове документи — фактури, проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия.
- Непроменими издадени документи — корекциите са отделни известия, а не презаписани файлове.
- Връзки между документите — коя проформа към коя фактура води, кое известие към коя фактура се отнася.
- Статус на плащане — изпратена, платена, просрочена.
- PDF за всеки документ — готов за повторно изтегляне или изпращане.
Как да подредите документите
Независимо дали ползвате софтуер или не, няколко навика правят архива полезен:
- Издавайте всяка фактура от едно място, а не от различни шаблони на различни компютри.
- Не изтривайте и не редактирайте издадени фактури. При грешка издайте кредитно или дебитно известие.
- Маркирайте фактурата като платена в деня, в който парите пристигнат.
- Пазете данните на клиентите в отделен списък, за да не ги преписвате.
- Предавайте на счетоводителя документите редовно, например всеки месец.
Пример: един месец в архива
Фирма, регистрирана по ЗДДС, издава през ноември пет документа: две фактури за услуги по 500 € основа, проформа за 1 200 € с ДДС, авансова фактура за 600 € с ДДС след плащането и кредитно известие за 60 € с ДДС заради отстъпка по едната от фактурите.
В подредения архив виждате всички пет документа по дати. Отделно виждате, че едната фактура за 600 € с ДДС е платена, а другата чака плащане, като след кредитното известие клиентът дължи 540 €. Проформата е свързана с авансовата фактура. Счетоводителят получава пълна картина без допълнителни обяснения.
Търсене и повторно използване на стари фактури
Архивът спестява време и при новите фактури. Ако всеки месец фактурирате една и съща услуга на същия клиент, отваряте предишната фактура, копирате я и сменяте само датата и периода. Новият документ получава следващия номер автоматично.
Същото важи за изгубени имейли. Когато клиент пише „Не мога да намеря фактурата от август“, намирате я по клиент или по номер и изпращате PDF отново. Как изглежда PDF файлът и как се изпраща, вижте в PDF фактура онлайн.
Архив, плащания и отчети
Архивът е основа и за следенето на плащанията. Когато всяка фактура има срок и статус, виждате кои вземания са просрочени. Как да определите разумен срок, вижте в срок за плащане на фактура. Когато в същата система записвате и разходите си, получавате отчети за приходи и разходи, без да сглобявате таблици ръчно.
Колко време да пазите фактурите
Сроковете за съхранение на счетоводни и данъчни документи се определят от няколко закона и зависят от вида на документа. Не разчитайте на общи правила от интернет. Уточнете със счетоводителя си колко дълго и в какъв вид трябва да пазите фактурите и свързаните с тях документи.
Онлайн архивът не замества счетоводството, но улеснява работата и на двама ви: документите са на едно място и счетоводителят получава точно това, което е изпратено на клиентите.
Архивът във Фактуро
Във Фактуро всеки документ, който издадете, влиза автоматично в архива: фактури, проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия. Номерацията е автоматична, а издадените документи се коригират с известия. Виждате статуса на всяка фактура, маркирате я като платена и отваряте PDF по всяко време.
Можете да копирате стара фактура, да изпратите PDF по имейл повторно и да следите плащания, разходи и отчети. Всичко работи от браузъра, без инсталация и без абонамент. Ако сравнявате варианти, вижте какво да очаквате от софтуер за фактури.
Често задавани въпроси
Достатъчен ли е онлайн архивът за счетоводството?
Онлайн архивът подрежда издадените документи, но изискванията за съхранение и осчетоводяване уточнете със счетоводителя си.
Мога ли да изтрия грешна фактура от архива?
Издадена и изпратена фактура не се изтрива. Грешката се коригира с кредитно или дебитно известие, а оригиналът остава в архива.
Как да намеря стара фактура бързо?
В подреден архив търсите по клиент, номер или дата. Във Фактуро всички документи са в един списък с PDF до всеки.
Влизат ли проформите в архива?
Да. Проформите не са данъчни документи, но е полезно да ги пазите заедно с фактурите, за да виждате цялата история с клиента.
Ако фактурите ви са разпръснати по папки и имейли, започнете следващата във Фактуро. Архивът се изгражда сам с всеки нов документ, безплатно.