Кредитно известие: кога и как да намалите фактура
Кредитното известие е документът, с който намалявате сумата по вече издадена фактура. Използва се при отстъпка след фактуриране, върната стока, грешна цена или развалена сделка, а оригиналната фактура остава непроменена.
Издаването на кредитни и дебитни известия е уредено в чл. 115 от ЗДДС. По-долу ще видите кога е нужно кредитно известие, какво трябва да съдържа, как изглежда с примери в евро и кои грешки се срещат най-често.
Какво е кредитно известие
Веднъж издадена и изпратена, фактурата не се редактира и не се изтрива. Ако сумата по нея трябва да намалее, издавате отделен документ — кредитно известие, което се позовава на оригиналната фактура. Така и вие, и клиентът имате ясна следа: първо фактурата, после корекцията. Ако самата фактура е сгрешена при издаването, а не е променена сделката, правилният път е анулиране на фактура.
Кредитното известие показва само разликата, а не новата пълна сума. Ако сте фактурирали 500 € и сумата трябва да стане 450 €, известието е за 50 €.
Кога се издава
Според чл. 115 от ЗДДС известие се издава, когато след издаване на фактурата се промени данъчната основа на доставката или доставката бъде развалена. Когато основата намалява, документът е кредитно известие. Най-честите практически случаи са:
- Отстъпка след фактуриране — договаряте намаление, след като фактурата вече е изпратена.
- Върната стока — клиентът връща част или цялата стока.
- Грешна цена или количество — фактурирали сте повече от уговореното.
- Развалена сделка — доставката се отменя изцяло.
Законът предвижда и срок за издаване на известието, затова не отлагайте корекцията. При конкретни казуси, например стари фактури или сделки с чуждестранни клиенти, уточнете подхода със счетоводител.
Какво съдържа кредитното известие
Известието съдържа по същество същите данни като фактура — реквизитите по чл. 114 от ЗДДС — плюс връзка към документа, който коригира. На практика проверете, че има:
- заглавие „Кредитно известие“, номер и дата на издаване;
- номер и дата на фактурата, към която се отнася;
- данни на продавача и купувача, същите като в оригинала;
- описание на корекцията, например „Отстъпка 10% по фактура №…“;
- сума на намалението — данъчна основа, ДДС и общо.
Без номера на оригиналната фактура клиентът и счетоводителят не могат да свържат двата документа. Това е най-важният ред в известието.
Примери в евро
Корекцията следва режима на оригиналната фактура. Ако оригиналът е с 20% ДДС, и известието е с 20%. Ако е без ДДС, и известието е без ДДС. Как изглеждат сумите по редове, вижте в образеца на фактура с ДДС.
Кредитно, дебитно известие и нова фактура
Кредитното известие намалява сумата. Дебитното известие я увеличава — например при пропусната услуга или по-висока цена. И двете се издават само към фактура, никога към проформа, защото проформата не е данъчен документ.
Известието не замества нова фактура. Ако клиентът поръча нещо ново, това е нова продажба и нова фактура. Известие има смисъл само когато коригирате вече фактурирана доставка.
Специален случай са авансите. Ако сте издали авансова фактура и сделката се разваля или авансът се връща, корекцията също минава през кредитно известие. Конкретното отразяване уточнете със счетоводителя си.
Чести грешки
- Нова фактура с отрицателна сума вместо кредитно известие.
- Липсващ номер и дата на оригиналната фактура.
- Кредитно известие към проформа.
- Презаписване на стария PDF с нови суми.
- Различен ДДС режим от този на оригинала.
- Известие, което не е изпратено на клиента.
Кредитното известие не мести пари
Документът коригира сумата, но не връща пари автоматично. Ако клиентът вече е платил пълната сума, уговорете дали ще върнете разликата по банков път или ще я прихванете от следваща фактура. Запишете уговорката в имейл, за да няма недоразумения.
Кредитни известия във Фактуро
Във Фактуро кредитното известие е отделен вид документ с автоматична номерация. Избирате фактурата, към която се отнася, въвеждате редовете на намалението и проверявате PDF. Данните на фирмата и клиента идват от настройките и от оригинала, затова не ги въвеждате отново. Изпращате известието по имейл, а то остава в архива заедно с всички останали документи.
Често задавани въпроси
Може ли просто да изтрия грешната фактура?
Не, ако фактурата вече е издадена и изпратена. Корекцията се прави с известие по чл. 115 от ЗДДС, а оригиналът остава.
Трябва ли кредитното известие да има ДДС?
Да, ако оригиналната фактура е с ДДС. Известието следва същия данъчен режим и показва намалението на основата и на данъка.
Мога ли да издам кредитно известие за цялата фактура?
Да, когато доставката е развалена изцяло, например при връщане на цялата стока. Тогава известието е за пълната сума на фактурата.
Кой издава кредитното известие?
Издава го доставчикът, т.е. фирмата, която е издала оригиналната фактура. Клиентът получава известието и го осчетоводява.
Ако трябва да намалите вече издадена фактура, направете го с ясно кредитно известие, а не с поправки по стария документ. Във Фактуро издавате известието за минута, директно от браузъра и безплатно.