Фактура на физическо лице: кога се издава и трябва ли ЕГН
Фактура на физическо лице се издава, когато клиентът е частно лице, а не фирма — например наемател, клиент на ремонт, курсист или купувач в онлайн магазин. Най-важното накратко: фирмата не е длъжна сама да издава фактура на физическо лице, което не е търговец, но трябва да я издаде, ако клиентът я поиска. На документа стоят име и адрес на клиента, а ЕГН не е задължителен реквизит.
По-долу ще видите кога точно се издава такава фактура, кои данни да попълните, как се начислява ДДС, каква е връзката с касовата бележка и кои грешки се срещат най-често.
Кога се издава фактура на физическо лице
Правилото в чл. 113, ал. 3 от ЗДДС е, че при доставки на физически лица, които не са търговци, фактура се издава при поискване. С други думи — ако продавате на частно лице и то не иска фактура, не сте длъжни да издавате. Ако я поиска, издавате я по общите правила.
На практика клиентите искат фактура в няколко типични случая:
- Възстановяване на разход — работодател или застраховател връща сумата само срещу фактура.
- Гаранция и рекламации — при скъпа техника или ремонт клиентът иска ясен документ с описание.
- Наем — наемателят иска документ за всяко плащане.
- Курсове и обучения — за отчет пред работодател или програма за финансиране.
Срокът е същият като при фирма: фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие, а при аванс — от датата на получаване на плащането. Ако клиентът поиска фактура по-късно, уточнете със счетоводителя си как да процедирате за конкретния период.
Какви данни за клиента се попълват
При физическо лице данните за получателя са по-малко, отколкото при фирма. Достатъчни са:
- Име и фамилия на клиента (по желание и презиме);
- адрес — препоръчително, особено ако документът ще се ползва пред трета страна;
- описание на стоката или услугата, количество, цена и сума — както при всяка друга фактура.
Данните за вашата фирма, поредният номер, датите и сумите не се променят — пълният списък е в статията за реквизитите на фактура. Разликата е само в блока за получателя: няма ЕИК, ДДС номер и МОЛ на клиента.
Трябва ли ЕГН на фактурата
Не. ЕГН на физическо лице не е задължителен реквизит на фактурата. Освен това ЕГН е лична информация, защитена от правилата за личните данни — затова не го искайте „за всеки случай“.
Посочете ЕГН само ако клиентът изрично го поиска — например защото работодател или застраховател го изисква, за да свърже документа с конкретния човек. В такъв случай клиентът сам ви го предоставя и знае защо го дава.
Във Фактуро полето за ЕГН при клиент физическо лице е по желание. Ако не го попълните, фактурата е валидна.
ДДС при фактура на физическо лице
ДДС не зависи от това кой е клиентът, а от това дали вие сте регистрирани по ЗДДС. Ако сте регистрирани, начислявате 20% ДДС и на частни лица — точно както на фирми. Ако не сте, издавате фактура без ДДС.
Важната практическа разлика е, че физическото лице обикновено мисли в крайни цени. Ако сте договорили „300 € за ремонта“ с частен клиент, това почти винаги означава 300 € общо, с включен ДДС. Тогава данъчната основа е 250 €, а ДДС — 50 €. Ако въведете 300 € като основа, клиентът ще получи фактура за 360 € и ще имате спор.
Пример Сервиз ЕООД
ЕИК 123456789
МОЛ: Иван ИвановПолучател
Мария Георгиева
гр. Пловдив, ул. Примерна 5
Наименование: Ремонт на перална машина, вкл. резервна част
К-во 1 бр. · Цена 250,00 €
Плащане: банков превод
Как се смята основата от крайна цена, е разгледано подробно в статията за фактура с ДДС.
Фактура и касова бележка
Фактурата не замества касовата бележка. Ако клиентът плаща в брой или с карта на място, по правило трябва да издадете фискален бон от касовия апарат, независимо дали издавате и фактура. Фактурата се издава допълнително, когато клиентът я поиска.
Ако клиентът плаща по банков път — с превод към вашата сметка, — фискален бон не се издава, а документът за продажбата е фактурата. Затова при услуги на физически лица често е по-удобно да искате плащане по банков път срещу фактура.
Правилата за касовите апарати имат изключения според дейността. Ако не сте сигурни дали вашата дейност изисква касов апарат, проверете със счетоводителя си.
Как да издадете фактура на физическо лице във Фактуро
- В Клиенти добавете нов клиент и изберете тип „Физическо лице“.
- Попълнете име и фамилия. Адрес и ЕГН са по желание.
- Създайте нова фактура и изберете клиента.
- Добавете ред със стоката или услугата. Ако сте договорили крайна цена с ДДС, сметнете основата (цена ÷ 1,2).
- Прегледайте PDF и го изпратете на клиента по имейл.
Ако имате редовни частни клиенти — например наематели, — запазете ги веднъж и следващия месец просто копирайте старата фактура. Номерацията продължава автоматично, а документите остават в архива.
Чести грешки
- Искане на ЕГН по подразбиране — не е нужно и събира лични данни без причина.
- Объркване на крайна цена и основа — клиентът плаща 360 € вместо договорените 300 €.
- Фактура вместо касова бележка — при плащане в брой фактурата не освобождава от фискален бон.
- Неясно описание — „услуги“ без подробности обикновено не се приема от работодател или застраховател.
- Пропуск в номерацията — фактурите на частни лица са в същата поредица като фирмените; вижте номерацията на фактури.
Често задавани въпроси
Задължително ли е да издам фактура на физическо лице?
Не, ако клиентът не е търговец и не я е поискал. Ако я поиска, трябва да я издадете по общите правила и в обичайния срок.
Трябва ли ЕГН на фактурата?
Не. ЕГН не е задължителен реквизит. Посочете го само ако клиентът изрично го поиска.
Начислявам ли ДДС на частен клиент?
Да, ако сте регистрирани по ЗДДС — ставката е 20%, както при фирмите. Ако не сте регистрирани, издавате фактура без ДДС.
Мога ли да издам фактура на физическо лице, ако съм ЕООД без ДДС регистрация?
Да. Издавате фактура без ДДС с име и адрес на клиента. Повече за този случай има в статията за фактура за ЕООД.
Каква е разликата между фактура и касова бележка за частен клиент?
Касовата бележка се издава при плащане в брой или с карта на място. Фактурата е отделен документ, който се издава при поискване, а при банков превод е основният документ за продажбата.
Ако издавате фактури на частни лица редовно, запазете клиентите във Фактуро веднъж — следващите документи отнемат под минута.