PDF фактура онлайн: създаване и изпращане по имейл
PDF фактурата е файлът, който клиентът отваря, записва и препраща на счетоводителя си. Онлайн я създавате от браузъра: попълвате данните, преглеждате PDF и го изпращате по имейл, без Word шаблон, печат и сканиране.
В тази статия ще видите защо PDF е удобният формат за фактури, какво да проверите преди изпращане, как да напишете придружаващия имейл и как да следите кои фактури са платени.
Защо PDF е стандартът за фактури
PDF изглежда еднакво на всеки компютър и телефон. Шрифтовете, таблицата със сумите и подредбата не се разместват, както често става с Word или Excel файл. Клиентът не може случайно да промени сума, а счетоводителят получава документ, готов за архивиране.
Фактура, изпратена като PDF по имейл, е по-бърза от куриер и по-ясна от снимка в чат. Освен това имейлът оставя следа кога и на кого сте изпратили документа. Повече за правната страна на изпращането на фактури по електронен път ще намерите в електронни фактури онлайн.
Какво трябва да има в PDF фактурата
Форматът на файла не променя изискванията към съдържанието. Фактурата трябва да съдържа задължителните реквизити по чл. 114 от ЗДДС. Преди да изпратите, проверете поне:
- номер от 10 цифри, поредно и без пропуски, и дата на издаване;
- данни на вашата фирма: име, ЕИК, адрес, МОЛ;
- данни на клиента: име, ЕИК, адрес;
- описание, количество, единична цена и стойност на всеки ред;
- данъчна основа, ДДС 20% или основание за липса на ДДС, обща сума в евро;
- IBAN и срок за плащане.
От 1 януари 2026 г. България е в еврозоната и фактурите се издават в евро. Ако имате стари шаблони със суми в лева, време е да ги оставите.
Пример: от попълване до PDF
Да кажем, че сте ЕООД, регистрирано по ЗДДС, и фактурирате на клиент два реда: уеб дизайн за 800 € и хостинг за 120 € годишно. Данъчната основа е 920 €, ДДС 20% е 184 €, общата сума е 1 104 €. Срокът за плащане е 14 дни.
Във формата попълвате клиента и двата реда. Системата изчислява ДДС и общата сума, а в прегледа на PDF виждате документа точно така, както ще го види клиентът. Ако забележите грешка в името или описанието, поправяте я преди изпращане, а не след него.
Ако не сте регистрирани по ЗДДС, същата фактура е за 920 € без ред за данък. Пълните стъпки за първата фактура са описани в как да издам фактура.
Как да изпратите фактурата по имейл
Самият имейл също има значение. Кратък и ясен текст намалява въпросите и ускорява плащането. Добрият имейл съдържа:
- тема с номера на фактурата и името на фирмата ви;
- едно изречение за какво е фактурата, например „Уеб дизайн, октомври“;
- сумата за плащане и срока;
- прикачения PDF файл.
Изпращайте на адреса, който клиентът е посочил за фактури. В много фирми това е счетоводството, а не човекът, с когото сте договорили сделката. Ако не сте сигурни, попитайте веднъж и запишете адреса в данните на клиента.
Проследяване на плащането
След изпращането работата не е приключила. Най-полезното е да виждате кои фактури чакат плащане и кои са просрочени. Ако срокът е 14 дни, на 15-ия ден вече знаете кого да потърсите. Как да определите разумен срок, вижте в срок за плащане на фактура.
Когато парите пристигнат, маркирайте фактурата като платена. Така списъкът с неплатени документи остава точен и не изпращате напомняне на клиент, който вече е платил.
Не само фактури
PDF форматът е удобен за всички документи, свързани с продажбите. Същият процес — попълване, преглед, изпращане — важи за проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия. Клиентът получава документи с еднакъв вид, което улеснява и неговото счетоводство.
Чести грешки
- Изпращане без преглед на PDF и последваща корекция на вече издадена фактура.
- Снимка или скрийншот вместо PDF файл.
- Ръчно редактиране на стар PDF за нов клиент, с остатъци от старите данни.
- Имейл без сума и срок, само с прикачен файл.
- Липса на IBAN във фактурата.
Ако вече изпратена фактура съдържа грешка в сумата, не я презаписвайте. Корекцията се прави с кредитно или дебитно известие.
PDF фактури във Фактуро
Във Фактуро въвеждате данните на фирмата веднъж в настройките и те се попълват автоматично във всяка фактура. Избирате клиент, добавяте редове от каталога, а номерацията и ДДС се изчисляват сами. Преглеждате PDF и изпращате фактурата по имейл директно от системата.
За повтарящи се клиенти копирате стара фактура и сменяте само датата и редовете. Когато клиентът плати, маркирате фактурата като платена, а всички документи остават в архива, готови за повторно изтегляне. Работи от браузъра, без инсталация и без абонамент.
Често задавани въпроси
Валидна ли е фактура, изпратена само като PDF?
PDF е често използван формат за фактури по имейл. Важно е фактурата да съдържа всички задължителни реквизити. За специфични изисквания на ваш клиент се уточнете с него или със счетоводител.
Трябва ли да подписвам и подпечатвам PDF фактурата?
Подписът и печатът не са сред задължителните реквизити по чл. 114 от ЗДДС. Ако клиентът ги изисква по вътрешни правила, уточнете с него.
Мога ли да изпратя PDF фактурата отново?
Да. Фактурата остава в архива и може да я изтеглите или изпратите повторно, например ако клиентът е изгубил имейла.
Какво да правя, ако открия грешка след изпращане?
Не редактирайте изпратения документ. Издайте кредитно или дебитно известие според това дали сумата трябва да намалее или да се увеличи.
Ако все още правите фактури в Word и ги запазвате като PDF ръчно, опитайте по-краткия път. Във Фактуро първата PDF фактура е готова за минути и е безплатна.