Анулиране на фактура: кога, как и какво става с номера
Анулиране на фактура се прави, когато издаденият документ е сгрешен — грешен получател, ЕИК, сума или ставка на ДДС. ЗДДС не позволява поправки върху вече издадена фактура: сгрешеният документ се анулира и се издава нов. Номерът на анулираната фактура не се използва повторно, а документът остава в архива.
Най-честото объркване е между анулиране и кредитно известие. По-долу ще видите кога се прилага всяко от двете, как се прави анулирането стъпка по стъпка и какво да кажете на клиента.
Какво казва законът
Според чл. 116 от ЗДДС във фактурите и известията не се допускат поправки и добавки. Сгрешените документи се анулират и вместо тях се издават нови с всички задължителни реквизити. С други думи — не коригирате сумата в стария PDF и не го изпращате отново със същия номер.
Когато сгрешената фактура вече е получена от клиента, обичайната практика е да се състави протокол за анулиране, подписан от двете страни. Конкретните изисквания към протокола и към отразяването в дневниците по ДДС са в правилника за прилагане на закона — ако сте регистрирани по ЗДДС, уточнете ги със счетоводителя си за конкретния данъчен период.
Анулиране или кредитно известие
Двата инструмента решават различни проблеми:
- Анулиране — когато самият документ е грешен: друг клиент, грешен ЕИК, сбъркана сума при въвеждане, неправилна ставка на ДДС, дублирана фактура.
- Кредитно известие — когато фактурата е била вярна, но сделката се е променила след това: върната стока, отстъпка, частичен отказ. Повече в статията за кредитното известие.
- Дебитно известие — когато сумата по вярна фактура трябва да се увеличи заради промяна в сделката.
Прост въпрос, който помага: грешка ли е, или промяна? Ако сте сбъркали при издаването — анулиране. Ако клиентът е върнал част от стоката или сте договорили отстъпка по-късно — известие. При гранични случаи, особено за фактури от предишен данъчен период, се посъветвайте със счетоводител.
Чести причини за анулиране
- Фактурата е издадена на грешна фирма или с грешен ЕИК.
- Сумата е въведена като основа, а е трябвало да бъде крайна цена с ДДС — вижте как се смята при фактура с ДДС.
- Начислен е ДДС, въпреки че фирмата не е регистрирана по ЗДДС — или обратното.
- Една и съща доставка е фактурирана два пъти.
- Грешно описание на стоката или услугата, което клиентът не може да приеме.
Какво става с номера
Номерът на анулираната фактура остава „изразходван“. Не го използвате отново и не оставяте празнина в поредицата. Новата, вярна фактура получава следващия свободен номер.
Пример: фактура 0000000042 е издадена с грешен ЕИК на клиента. Анулирате я и издавате нова фактура 0000000043 с верните данни. В архива остават и двете — 042 като анулирана и 043 като валидна. Защо поредицата трябва да е без пропуски, е обяснено в статията за номерацията на фактури.
Пазете всички екземпляри на анулирания документ, включително PDF файла, който сте изпратили на клиента. При проверка трябва да може да се види какво е било издадено и защо е отменено.
Как се анулира фактура стъпка по стъпка
- Уверете се, че е грешка, а не промяна в сделката — иначе е нужно известие.
- Уведомете клиента и обяснете накратко какво е сгрешено.
- Съставете протокол за анулиране, ако клиентът вече е получил фактурата — с номера и датата на документа, причината и подписите на двете страни.
- Маркирайте фактурата като анулирана в системата си, без да изтривате номера.
- Издайте нова фактура с верните данни и следващия номер.
- Изпратете на клиента новия документ и протокола.
Датата на данъчното събитие на новата фактура трябва да отговаря на реалната доставка. Ако анулирането е в различен месец от първоначалната фактура и сте регистрирани по ЗДДС, уточнете със счетоводителя как да се отрази в дневниците.
Какво да напишете на клиента
Кратко и ясно е най-добре. Например:
Здравейте,
във фактура № 0000000042 от 3 ноември е посочен грешен ЕИК. Анулираме я и прилагаме нова фактура № 0000000043 с верните данни. Сумата за плащане не се променя — 300,00 €. Прилагаме и протокол за анулиране за подпис.
Благодарим ви!
Ако клиентът вече е платил по старата фактура, плащането се отнася към новата — не е нужно да връщате парите и да плащат отново, когато сумата е същата.
Анулиране във Фактуро
Ако документът е още чернова, можете просто да го изтриете — черновите не са издадени фактури и нямат окончателен номер.
Ако фактурата вече е издадена:
- Отворете фактурата за редакция.
- В полето Статус изберете „Отменена“ и запазете.
- Номерът се запазва, а документът остава в архива като анулиран и не може да се редактира повече.
- Копирайте старата фактура, поправете грешните данни и издайте новия документ — той получава следващия номер автоматично.
Ако фактурата вече е платена, първо проверете дали случаят наистина е грешка, а не промяна в сделката — при върната стока или отстъпка правилният документ е кредитно известие.
Чести грешки
- Поправка на стария PDF със същия номер — законът не допуска поправки в издадени фактури.
- Изтриване на издадена фактура — номерът изчезва и поредицата получава пропуск.
- Анулиране вместо известие при върната стока или по-късна отстъпка.
- Липса на протокол, когато клиентът вече е получил и осчетоводил фактурата.
- Нова фактура със стария номер — всеки номер се използва само веднъж.
Често задавани въпроси
Мога ли да поправя сумата в издадена фактура?
Не. Чл. 116 от ЗДДС не допуска поправки в издадени фактури. Сгрешената фактура се анулира и се издава нова.
Трябва ли протокол за анулиране?
Когато клиентът вече е получил фактурата, протоколът за анулиране, подписан от двете страни, е обичайната и препоръчителна практика. Ако документът не е стигнал до клиента, уточнете със счетоводителя си какво е нужно.
Какво става с номера на анулираната фактура?
Той не се използва повторно. Новата фактура получава следващия номер, а анулираната остава в архива.
Кога да издам кредитно известие вместо да анулирам?
Когато фактурата е била вярна, но след това сделката се е променила — върната стока, отстъпка или частичен отказ.
Мога ли да анулирам фактура от миналия месец?
Да, но ако сте регистрирани по ЗДДС, анулирането трябва да се отрази правилно в дневниците. Консултирайте се със счетоводителя си за конкретния период.
Във Фактуро анулираната фактура запазва номера си и остава в архива, а новата се издава с няколко клика от копие на старата.