Фактура за стока: описание, количество и цена
Фактура за стока издавате, когато продавате продукт – материали, оборудване, резервни части, готови изделия. Основната разлика от фактурата за услуга е в редовете: всяка стока има наименование, мерна единица, количество и единична цена.
Колкото по-точно са описани артикулите, толкова по-лесно клиентът проверява доставката, а счетоводителят осчетоводява покупката. По-долу ще видите как да опишете стоката, как изглеждат сумите в евро, кога се издава фактурата и какво правите при аванс или връщане.
С какво се отличава фактурата за стока
Реквизитите са същите като при всяка фактура по чл. 114 от ЗДДС: 10-цифрен пореден номер, дата, данни за доставчика и получателя, описание, количество, цена и обща сума. Разликата е в съдържанието на редовете. При фактурата за услуги описвате извършена работа и често един ред е достатъчен. При стоката клиентът очаква да види всеки артикул поотделно, защото сравнява фактурата с доставеното количество.
Ако на една поръчка продавате и стока, и услуга – например оборудване и монтаж, – отделете ги на различни редове. Така и двете страни виждат ясно цената на всяка част.
Как да опишете стоката на реда
Един добър ред отговаря на въпроса „какво точно, колко и на каква цена“. Използвайте:
- наименование, което клиентът разпознава – с модел, размер или цвят, ако има значение;
- мерна единица – бр., кг, м, м², л, к-т;
- количество – с десетични знаци, ако продавате на тегло или дължина;
- единична цена в евро и стойност на реда.
Избягвайте общи описания като „стоки по поръчка“ или „материали“. Ако клиентът ползва ваши артикулни номера, добавете ги в наименованието.
Пример: фактура за стока с ДДС
Фирма, регистрирана по ЗДДС, доставя на строителна фирма:
- Плочки гранитогрес 60×60, 24 м² × 18,50 € = 444,00 €
- Лепило за плочки 25 кг, 8 бр. × 9,80 € = 78,40 €
- Фугираща смес 5 кг, 3 бр. × 12,20 € = 36,60 €
Данъчната основа е 559,00 €, ДДС 20% е 111,80 €, а общата сума за плащане – 670,80 €. Как точно се оформят основата и данъкът ще намерите в фактура с ДДС.
Ако не сте регистрирани по ЗДДС, редовете са същите, но долу има само една сума – 559,00 €, без ред за ДДС.
Отстъпки и промоции
Отстъпката, договорена при продажбата, е най-ясна, когато е видна на реда. Можете да посочите директно намалената единична цена или да добавите описание като „цена след 10% отстъпка“. Важното е стойността на реда и общата сума да отговарят на това, което клиентът реално плаща.
Ако отстъпката е договорена след като фактурата вече е издадена, не редактирате документа – корекцията става с кредитно известие.
Кога се издава фактурата за стока
Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС). При стоката това обикновено е моментът на доставката – когато клиентът получи или вземе стоката. Ако поръчката се доставя на части, всяка доставка може да има своя фактура; как да подходите при по-сложни схеми, уточнете със счетоводител.
Не забравяйте и срока, до който клиентът трябва да плати. Посочете го на документа – как да го изберете и запишете обяснява статията за срока за плащане на фактура.
Проформа и аванс преди доставката
Когато клиентът трябва да плати, преди да изпратите стоката, първо изпращате проформа фактура със същите редове. Тя не е данъчен документ, а покана за плащане.
Ако получите предплащане, в срок до 5 дни от получаването издавате авансова фактура. При окончателната доставка издавате фактура за цялата стока и приспадате вече фактурирания аванс.
Връщане на стока и рекламации
Ако клиентът върне част от стоката, издавате кредитно известие към първоначалната фактура за върнатото количество. Пример: от горната доставка се връщат 2 торби лепило – известието е за основа 19,60 €, ДДС 3,92 €, общо 23,52 €. Ако трябва да увеличите сумата – например при доставено допълнително количество по същата сделка, – използвате дебитно известие. И двата документа се уреждат в чл. 115 от ЗДДС.
Фактура за стока във Фактуро
Във Фактуро въвеждате стоките, които продавате често, в каталога с продукти – с наименование и цена в евро. При издаване ги избирате от списъка, въвеждате количеството, а платформата смята стойността на редовете, основата и ДДС 20%, ако сте регистрирани.
Номерацията е автоматична. Прегледайте PDF-а и го изпратете по имейл на клиента. За повтарящи се поръчки копирате стара фактура и сменяте само количествата. Когато клиентът плати, маркирате документа като платен, а всички фактури, проформи и известия остават в архива.
Често задавани въпроси
Задължително ли е да посоча мерна единица?
Количеството е задължителен реквизит, а мерната единица го прави разбираемо. Посочвайте я винаги, особено при стоки на тегло, дължина или площ.
Мога ли в една фактура да включа стока и услуга?
Да. Отделете ги на различни редове с ясно описание и цена за всеки.
Какво правя, ако клиентът върне стока?
Издавате кредитно известие към фактурата за върнатото количество. Оригиналната фактура не се променя.
Трябва ли фактура, ако съм получил аванс за стоката?
Да. Авансовата фактура се издава в срок до 5 дни от получаването на аванса, а при доставката – окончателна фактура с приспаднат аванс.
Добавете артикулите си в каталога на Фактуро веднъж и издавайте фактури за стока с няколко клика – безплатно и без инсталация.