Авансова фактура: кога се издава и как се приспада
Авансовата фактура документира пари, които сте получили, преди да предадете стоката или да завършите услугата. Издава се след плащането, не преди него, и е истинска фактура с номер от общата поредица.
Типични случаи са депозит за проект, предплата за производство или частично плащане по договор. В тази статия ще видите кога точно се издава, как изглежда с ДДС и без ДДС, как се приспада в крайната фактура и кои грешки да избегнете.
Какво е авансова фактура
Авансът е плащане преди доставката. Когато клиентът преведе пари предварително, продавачът документира получената сума с фактура, в която описанието показва, че става дума за аванс, например „Аванс 50% по договор от 3 ноември“.
Авансовата фактура не е чернова и не е проформа. Проформата е покана за плащане, а авансовата фактура потвърждава, че парите вече са получени. Тя съдържа всички реквизити по чл. 114 от ЗДДС и номер от същата 10-цифрена поредица като останалите ви фактури.
Кога се издава
Фактура се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 ЗДДС). При авансово плащане срокът тече от датата на получаване на аванса. На практика: виждате превода по сметката и издавате авансовата фактура в рамките на 5 дни.
Ако клиентът още не е платил, не издавайте авансова фактура. В този момент подходящият документ е проформа или оферта. Авансова фактура без реално получени пари обърква и вашето, и неговото счетоводство.
Авансова фактура с ДДС и без ДДС
Ако сте регистрирани по ЗДДС, авансът подлежи на облагане и авансовата фактура съдържа ДДС 20%. Повече за структурата на сумите ще намерите в фактура с ДДС. Ако не сте регистрирани, авансовата фактура е без ред за данък, точно както обикновените ви фактури.
Обърнете внимание как се смята основата, когато клиентът плаща сума с включен ДДС. Ако той превежда 600 €, данъчната основа е 500 €, а ДДС е 100 €. Ако договорът говори за аванс от 600 € без ДДС, клиентът трябва да преведе 720 €. Уточнете това предварително, за да няма разминаване между превода и фактурата.
Пример: проформа, аванс, крайна фактура
Нека вземем проект за 1 000 € без ДДС, или 1 200 € с ДДС, от фирма, регистрирана по ЗДДС.
- Проформа за пълната сума 1 200 €, за да знае клиентът какво предстои.
- Получен аванс 600 €. Издавате авансова фактура: основа 500 €, ДДС 100 €, общо 600 €.
- Приключване на проекта. Издавате крайна фактура за целия проект — основа 1 000 €, ДДС 200 € — и отчитате вече фактурирания аванс. Клиентът доплаща 600 €.
Конкретният начин на отразяване на аванса в крайния документ зависи от практиката на вашия счетоводител. Важното е от документите да е ясно, че аванс от 600 € вече е платен и фактуриран, а клиентът дължи само разликата.
Пример без ДДС
ЕООД, което не е регистрирано по ЗДДС, договаря ремонт за 800 €. Клиентът плаща 300 € предварително. Фирмата издава авансова фактура за 300 €, без ДДС. След приключване на ремонта издава крайна фактура, в която посочва общата стойност 800 € и приспаднатия аванс по номера на авансовата фактура. Дължимият остатък е 500 €.
Как да свържете аванса с крайната фактура
Най-честият проблем е крайна фактура за пълната сума без връзка с аванса. Клиентът вижда две фактури, които заедно надвишават договора, и основателно възразява. За да избегнете това:
- в описанието на авансовата фактура посочете основанието: договор, проформа или поръчка;
- в крайната фактура посочете номера и датата на авансовата фактура;
- пишете ясно каква сума остава за плащане;
- изпращайте PDF-ите заедно или в една имейл нишка, за да може клиентът да ги комплектова.
Поредността на номерата също е важна. Авансовата и крайната фактура са от една поредица, затова не пропускайте и не запазвайте номера „за после“. Повече по темата в номерация на фактури.
Чести грешки
- Авансова фактура, издадена преди парите да пристигнат.
- Крайна фактура за пълната сума, без отчитане на аванса.
- Неправилно изчислен ДДС, когато платената сума включва данъка.
- Изтриване или редактиране на вече изпратена авансова фактура вместо корекция с известие.
- Описание без препратка към договор или проформа.
Ако след издаване се окаже, че авансът трябва да се намали или сделката се разваля, корекцията се прави с кредитно известие, а не чрез промяна на стария документ. При спорни случаи, например частично връщане на аванс, се консултирайте със счетоводител.
Авансови фактури във Фактуро
Във Фактуро авансовата фактура е отделен вид документ, но използва общата автоматична номерация на фактурите. Данните на фирмата идват от настройките, клиента избирате от списъка, а описанието пишете свободно, например „Аванс 50% по проформа“. ДДС 20% се изчислява автоматично или маркирате документа като „без ДДС“.
След като прегледате PDF, го изпращате на клиента по имейл и маркирате фактурата като платена, защото парите вече са получени. При приключване копирате данните в крайна фактура, без да преписвате редовете, а всички документи остават в архива.
Често задавани въпроси
Задължително ли е да издам авансова фактура?
Когато сте получили плащане преди доставката, документирането му с фактура е стандартната практика по ЗДДС, а срокът тече от датата на получаване на аванса. При съмнение за конкретен случай попитайте счетоводителя си.
Каква е разликата между проформа и авансова фактура?
Проформата се изпраща преди плащане и не е данъчен документ. Авансовата фактура се издава след получено плащане и е истинска фактура с номер от общата поредица.
Може ли да имам няколко авансови фактури по един договор?
Да. Ако клиентът плаща на части, за всяко получено плащане издавате отделна авансова фактура. В крайната фактура посочвате всички аванси и остатъка.
Какво правя, ако авансът е по-голям от крайната сума?
Такива случаи изискват корекция, най-често чрез кредитно известие и връщане на разликата. Уточнете конкретния подход със счетоводител.
Ако работите с депозити и предплащания, проследете целия поток на едно място: проформа, авансова фактура и крайна фактура. Във Фактуро го правите безплатно от браузъра, без инсталация.