Дебитно известие: как да увеличите сумата по фактура
Дебитното известие е документът, с който увеличавате сумата по вече издадена фактура. Издава се, когато след фактурирането се окаже, че клиентът дължи повече, а оригиналната фактура остава непроменена.
Подобно на кредитното известие, то е уредено в чл. 115 от ЗДДС. По-долу ще видите кога е нужно, какво трябва да съдържа, как изглежда с примери в евро и как се различава от нова фактура.
Какво е дебитно известие
Издадената фактура не се редактира и не се презаписва. Когато сумата по нея трябва да се увеличи, издавате отделен документ, който се позовава на оригинала и показва само разликата. Ако сте фактурирали 300 €, а правилната сума е 360 €, дебитното известие е за 60 €.
Така историята остава проследима: клиентът вижда първоначалната фактура и отделно корекцията, а счетоводителят осчетоводява двата документа като комплект.
Кога се издава
Чл. 115 от ЗДДС предвижда издаване на известие, когато след издаване на фактурата се промени данъчната основа на доставката. Когато основата се увеличава, документът е дебитно известие. Най-честите практически ситуации са:
- Пропусната сума — забравили сте ред или количество във фактурата.
- Грешно по-ниска цена — фактурирали сте по-малко от уговореното.
- Договорено увеличение — по условията на договора цената на вече фактурирана доставка се увеличава.
Законът определя и срок за издаване на известието, затова не отлагайте корекцията. При нестандартни случаи, например промяна по стара фактура, се консултирайте със счетоводител.
Дебитно известие или нова фактура
Тук е най-честото объркване. Дебитното известие коригира вече фактурирана доставка. Ако клиентът поръча допълнителна услуга, която не е част от първоначалната сделка, това е нова доставка и за нея издавате нова фактура.
Пример: уговорили сте изработка на сайт за 1 500 € и сте я фактурирали. Ако по-късно клиентът поиска и поддръжка за следващите месеци, това е нова услуга и нова фактура. Ако обаче сте фактурирали 1 200 € по грешка вместо 1 500 €, разликата от 300 € се коригира с дебитно известие.
Какво съдържа дебитното известие
Известието има по същество същите данни като фактурата — реквизитите по чл. 114 от ЗДДС — плюс препратка към коригирания документ:
- заглавие „Дебитно известие“, номер и дата на издаване;
- номер и дата на фактурата, към която се отнася;
- данни на продавача и купувача като в оригинала;
- описание на причината, например „Доначисление по фактура №…“;
- сума на увеличението — данъчна основа, ДДС и общо.
Номерът на оригиналната фактура е задължителен ориентир. Без него клиентът не знае какво коригирате и може да откаже да плати.
Примери в евро
Правилото е просто: известието следва данъчния режим на оригиналната фактура.
Дебитно срещу кредитно известие
Двата документа са огледални. Дебитното увеличава сумата, а кредитното известие я намалява. И двете се издават само към фактура, а не към проформа, и не заместват авансова фактура. Ако не сте сигурни коя корекция е нужна, задайте си въпроса: клиентът дължи ли повече или по-малко от фактурираното?
Чести грешки
- Втора фактура за разликата вместо дебитно известие.
- Липсващ номер на оригиналната фактура.
- Дебитно известие за напълно нова услуга, която трябва да има собствена фактура.
- Различен ДДС режим от оригинала.
- Ново изчисляване на цялата сума вместо само на разликата.
Плащане по дебитното известие
Известието създава допълнително вземане, затова посочете срок за плащане и IBAN, както при фактура. Изпратете го с кратко обяснение в имейла: каква е грешката и колко дължи клиентът. Така плащането идва по-бързо и без допълнителни въпроси.
Дебитни известия във Фактуро
Във Фактуро дебитното известие е отделен вид документ с автоматична номерация. Избирате фактурата, към която се отнася, въвеждате сумата на увеличението и преглеждате PDF. ДДС 20% се изчислява автоматично, а ако не сте регистрирани, отбелязвате „без ДДС“. Изпращате известието по имейл. Документът остава в архива до оригиналната фактура.
Често задавани въпроси
Може ли да издам нова фактура вместо дебитно известие?
Ако коригирате сумата по вече фактурирана доставка, правилният документ е известие по чл. 115 от ЗДДС. Нова фактура се издава за нова доставка.
Трябва ли дебитното известие да има ДДС?
Да, ако оригиналната фактура е с ДДС. Ако е без ДДС, и известието е без ДДС.
Кой издава дебитното известие?
Издава го доставчикът, който е издал оригиналната фактура. Клиентът го получава, плаща разликата и го осчетоводява.
Може ли да има няколко известия към една фактура?
Да, ако корекциите са няколко. Всяко известие посочва номера на оригиналната фактура и описва своята корекция.
Когато клиентът дължи повече от фактурираното, издайте дебитно известие вместо да поправяте стария документ. Във Фактуро го правите безплатно, от браузъра, за минути.