Безплатни фактури онлайн: какво получавате и за кого
Да, можете да издавате фактури онлайн напълно безплатно — от браузъра, без инсталирана програма и без абонамент. Важното е да знаете какво точно получавате и какво да проверите, преди да поверите документите на фирмата си на безплатен инструмент.
В тази статия ще видите какво включва безплатното фактуриране онлайн във Фактуро, за кого е подходящо, как изглежда целият цикъл от проформа до кредитно известие и на кои неща да внимавате при всеки безплатен инструмент — нашия или чужд.
Какво получавате безплатно във Фактуро
Всички функции са безплатни. Няма платен план, в който важните възможности да са заключени, и няма пробен период, след който да започнете да плащате:
- Фирмени данни веднъж: име, ЕИК, адрес, МОЛ, IBAN и ДДС статус се попълват в настройките и влизат автоматично във всеки документ.
- Клиенти и каталог: записвате клиентите и продуктите или услугите си и после ги избирате от списък.
- Всички основни документи: фактури, проформи, авансови фактури, кредитни и дебитни известия.
- Автоматична номерация: поредни 10-цифрени номера без пропуски.
- ДДС 20% или без ДДС: с една отметка.
- PDF и имейл: преглед на документа и изпращане до клиента директно от системата.
- Плащания, разходи и отчети: маркирате фактурите като платени и виждате какво ви дължат.
- Архив: всички издадени документи на едно място.
Сумите са в евро — България е в еврозоната от 1 януари 2026 г. Системата работи в браузъра, така че не инсталирате нищо и не се грижите за обновления.
За кого е подходящо безплатното фактуриране онлайн
Безплатен онлайн инструмент е разумен избор, ако основната ви нужда е да издавате коректни документи бързо и да ги държите подредени. Типичните потребители са:
- Новорегистрирани ЕООД и ООД, които издават първите си фактури и не искат още един месечен разход. Ако тепърва започвате, вижте и какво е специфичното при фактура за ЕООД.
- Свободни професии — дизайнери, програмисти, консултанти, преводачи, които фактурират услуги на няколко клиента месечно.
- Малки търговци на стоки, които не водят склад в системата за фактуриране.
- Фирми, които сега ползват Word или Excel и искат автоматична номерация и архив, без да плащат за това.
Ако ви трябват складова наличност, каса или автоматично зареждане на банкови извлечения, търсите по-широк софтуер за фактури или счетоводна програма. Фактуро не покрива тези неща — фокусът е върху документите, плащанията и разходите.
Целият цикъл на документите, не само една фактура
Фактурирането рядко се изчерпва с една фактура. Документите обикновено вървят в последователност и е удобно всички да са в един профил, с едни и същи фирмени данни и клиенти:
- Проформа — изпращате я преди плащане като покана; тя не е данъчен документ.
- Авансова фактура — при получен аванс, не по-късно от 5 дни от получаването му.
- Окончателна фактура — при доставката или завършването на услугата, в срок до 5 дни от данъчното събитие.
- Кредитно или дебитно известие — при намаляване или увеличаване на сумата след издаването (чл. 115 от ЗДДС).
- Маркиране като платена — когато парите постъпят по сметката.
Пример: договаряте проект за 2 000 € без ДДС с аванс 50%. Изпращате проформа фактура за 1 000 € основа плюс 200 € ДДС, общо 1 200 €. Клиентът плаща и издавате авансова фактура за същата сума. След приключването издавате окончателната фактура, като отчитате вече фактурирания аванс — как точно да я оформите, уточнете със счетоводителя си. Ако клиентът по-късно получи отстъпка от 100 €, издавате кредитно известие за 100 € основа и 20 € ДДС.
Всички тези документи се издават от един профил, без втора регистрация и без допълнително плащане за отделните видове.
На какво да внимавате при безплатен инструмент
Безплатно не бива да означава компромис с коректността. Преди да изберете инструмент, проверете следното.
Коректни реквизити
Документът трябва да съдържа реквизитите по чл. 114 от ЗДДС: номер, дата, данни на двете страни, предмет на доставката, данъчна основа, ставка и сума на ДДС или основание за неначисляване. Издайте пробна фактура към собствената си фирма и я сравнете със списъка. Издадената онлайн фактура трябва да отговаря на същите изисквания като хартиената — повече за правилата ще намерите в статията за онлайн фактура.
Номерация без пропуски
Номерът е 10 цифри, поредно и без пропуски. Проверете дали системата номерира автоматично. Ако преминавате от друг инструмент или от Word, уточнете със счетоводителя си от кой номер да продължите.
Скрити ограничения
Някои безплатни планове ограничават броя документи, поставят реклама върху PDF файла или заключват известията зад плащане. Прочетете условията, преди да издадете първата фактура — смяната на система след месеци е по-трудна от правилния избор в началото.
Достъп до старите документи
Фактурите трябва да можете да намерите и изтеглите и след години. Проверете дали всеки издаден документ остава в архива на фактурите и дали можете да го свалите като PDF, когато счетоводителят или клиентът го поиска.
Кой има достъп до данните
Предпочитайте инструмент, при който документите са в личен профил с вход, а не в споделен файл, който всеки може да копира. Не давайте достъп на хора, които не трябва да виждат финансите на фирмата.
Безплатен онлайн инструмент срещу Word шаблон
Word или Excel бланката също е безплатна, но цената се плаща във време и грешки. Сравнението накратко:
- Номерация: в бланката я следите сами; онлайн тя е автоматична.
- ДДС и суми: в бланката смятате ръчно или с формули, които лесно се чупят; онлайн сумите се смятат при всяка промяна.
- Клиенти: в бланката копирате данните от стари файлове; онлайн избирате клиента от списък.
- Плащания: в бланката отделно помните кой е платил; онлайн маркирате фактурата като платена.
- Изпращане: от бланката записвате PDF и го прикачвате ръчно; онлайн изпращате по имейл от същия екран.
Повтарящи се фактури и месечна рутина
Ако фактурирате един и същ клиент всеки месец — поддръжка, наем, абонаментна услуга — не е нужно да попълвате фактурата отначало. Копирате миналомесечната, сменяте периода в описанието и я изпращате. Номерът се дава автоматично, а сумите се преизчисляват.
Пример: поддържате сайта на клиент срещу 150 € без ДДС месечно. Всяка фактура е 150 € основа, 30 € ДДС, общо 180 €. За година това са 12 документа с обща основа 1 800 € и 360 € ДДС. С копиране на старата фактура всеки следващ документ отнема под минута, а в отчетите виждате кои месеци са платени и кои още чакат.
Същото важи и за разходите: въвеждате ги в системата и в края на месеца имате на едно място и приходите, и разходите, преди да предадете документите на счетоводителя.
Как да започнете за няколко минути
- Регистрирайте се с имейл.
- Попълнете фирмените данни в настройките.
- Добавете първия клиент.
- Създайте фактура, добавете редовете и проверете PDF прегледа.
- Изпратете я на клиента по имейл.
Подробно ръководство с пример с числа и списък с чести грешки ще намерите в статията как да издам фактура.
Често задавани въпроси
Наистина ли е безплатно, или има пробен период?
Фактуро е безплатно. Няма пробен период, след който да започнете да плащате, и няма абонамент.
Трябва ли да инсталирам програма?
Не. Фактуро работи в браузъра. Влизате с имейла си от компютъра в офиса или вкъщи и виждате едни и същи данни.
Мога ли да издавам фактури без ДДС?
Да. Ако не сте регистрирани по ЗДДС, махате отметката за ДДС и фактурата излиза без ред за данък. Подробности ще намерите в статията за фактура без ДДС.
Мога ли да изпращам фактурите по имейл от системата?
Да. От PDF прегледа изпращате документа директно на имейла на клиента, без да го сваляте и прикачвате ръчно. Файлът остава и в архива ви.
Подходящо ли е, ако работя със счетоводител?
Да. Вие издавате документите, а счетоводителят получава готови PDF файлове. Разходите и отчетите в системата помагат да имате ясна картина и между срещите с него.
Ако досега сте издавали фактури в Word или плащате абонамент за функции, които не ползвате, опитайте Фактуро — регистрацията отнема минута, а първата фактура е готова малко след това.